แชร์ 7 เทคนิค ประชุมออนไลน์ยังไงให้ได้ประสิทธิภาพ!
แม้การประชุมออนไลน์ในยุคนี้จะสะดวกสบายด้านเทคโนโลยี ประชุมที่ไหนก็ได้ขอแค่มีแอปพลิเคชั่น และไวไฟ แต่หลายคนบอกว่าประชุมออนไลน์ทำให้เหนื่อยล้ามากกว่าการประชุมแบบปกติ ทั้งยังกินเวลาทำงาน ส่งผลให้ชั่วโมงทำงานต่อวันนั้นมากขึ้น เพราะหลายครั้งที่ประชุมออนไลน์แล้วยืดเยื้อ จบยาก และใจความที่ได้ก็ไม่ชัดเจน แทนที่จะได้งาน กลายเป็นว่าต้องเสียเวลาตกลงหาข้อสรุปกันอีกหลายรอบ
วันนี้ OfficeMate เลยมีเทคนิคง่ายๆ ที่ช่วยให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น ไม่ยืดเยื้อ ไม่น่าเบื่อ แถมได้ใจความ ทำยังไง? ไปดูกันเลย
7 เทคนิค ประชุมออนไลน์ยังไงให้ได้ประสิทธิภาพ
กำหนดวาระการประชุมออนไลน์ให้ชัดเจน
หากคุณเป็นคนจัดแจงเรื่องการประชุมออนไลน์ ก่อนเริ่มนัดหมายหรือนัดแนะเพื่อนร่วมงาน ควรกำหนดวาระการประชุมให้เรียบร้อย ว่าต้องการประชุมในเรื่องใด มีหัวข้ออะไรบ้าง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบ และเตรียมตัวหาข้อมูล เตรียมตอบคำถามในส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบ จะช่วยให้ทุกคนพร้อมสำหรับหาทางออกให้กับปัญหาในวาระต่างๆ ได้มากกว่า หากเรียกรวมตัวประชุมออนไลน์โดยไม่แจ้งวาระ ไม่มีหัวข้อเรื่อง ไม่กำหนดประเด็นให้ชัดเจน การจะหาคำตอบหรือข้อสรุปจะทำได้ยาก เพราะไม่มีใครเตรียมตัวมา ซึ่งจะทำให้ประชุมออนไลน์ยืดเยื้อออกไป
OfficeMate แนะนำว่า วาระในการประชุมออนไลน์ ควรเลือกวาระที่คนส่วนใหญ่มีร่วมกัน เช่น ประชุมทีม ประชุมอัปเดตความคืบหน้าของโปรเจคต์ หรือประชุมเพียงเรื่องที่ต้องหาข้อสรุปร่วมกัน ส่วนประเด็นยิบย่อยส่วนบุคคลควรเก็บไว้คุยกันหลังไมค์ เพื่อไม่ให้การประชุมยืดเยื้อ และไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ เบื่อหน่ายจนหลุดโฟกัส
แจ้งนัดหมายประชุมออนไลน์ล่วงหน้า
นอกจากกำหนดวาระการประชุมออนไลน์ให้ชัดเจนแล้ว ก่อนเรียกประชุมออนไลน์ทุกครั้งต้องแจ้งล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้เตรียมตัว เตรียมข้อมูล และลงตารางเวลาเอาไว้ หากนัดหมายแบบปุบปับ แน่นอนว่านอกจากจะไม่ได้ข้อมูลอะไรแล้ว อาจต้องมานั่งรอผู้เข้าร่วมประชุมให้พร้อมหน้าจนการประชุมเลทได้
การแจ้งนัดหมายประชุมออนไลน์ควรแจ้งส่งทางอีเมล ระบุวันและเวลา โปรแกรมที่ใช้ พร้อมวาระการประชุมให้เรียบร้อย ทางที่ดีควรแจ้งล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 1-2 ชั่วโมง เพื่อให้ทุกคนได้เตรียมตัวให้พร้อม (ยกเว้นแต่ว่าเป็นกรณีฉุกเฉิน) แล้วอย่าลืมส่งอีเมลหรือไลน์เตือนกันลืมก่อนเริ่มประชุมสัก 10 นาทีด้วยนะคะ
เลือกโปรแกรมประชุมออนไลน์ที่ใช้งานง่าย
อีกหนึ่งเรื่องที่เป็นอุปสรรคในการประชุมออนไลน์ คือ โปรแกรมประชุมออนไลน์บางโปรแกรมอาจมีฟังก์ชันที่ซับซ้อน และแต่ละโปรแกรมก็มีหน้าตาการใช้งานที่แตกต่างกัน เพื่อให้ทีมหรือองค์กรของคุณประชุมออนไลน์กันได้แบบราบรื่น ควรเลือกใช้เพียงโปรแกรมเดียวเป็นหลัก และควรมีการซักซ้อมให้ทุกคนรู้จักการใช้โปรแกรมในเบื้องต้น เช่น การล็อกอิน-ล็อกเอ้าท์ การแชร์หน้าจอ การเปิด-ปิดไมค์ หรือเปิด-ปิดกล้อง เพื่อที่ถึงเวลาประชุมออนไลน์จริงๆ แล้ว ทุกคนจะได้เข้าใช้งานกันได้แบบราบรื่น
อ่านเพิ่มเติม : 8 แอปฯ ที่ชาวออฟฟิศควรมี เพิ่มประสิทธิภาพ Work from home
เลือกสถานที่ประชุมออนไลน์ให้เหมาะสม
เมื่อไม่มีห้องประชุมเก็บเสียงให้ใช้งาน ต่างคนต่างอยู่บ้าน สภาพแวดล้อมที่บ้านอาจรบกวนการประชุม ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียสมาธิ และหลุดโฟกัสไปด้วยได้ แนะนำว่า สถานที่สำหรับประชุมออนไลน์ ควรเป็นที่ที่สัญญาณไวไฟเข้าถึงและเสถียร เพื่อป้องกันไม่ให้ขาดการเชื่อมต่อระหว่างประชุม มีแสงสว่างเพียงพอหากต้องเปิดกล้อง และที่สำคัญคือ ควรเป็นที่ที่เงียบ สำหรับคนอยู่คอนโด หรือหอพัก อาจไม่มีปัญหา แต่สำหรับคนที่อยู่บ้าน มีครอบครัว หรือมีสัตว์เลี้ยงอยู่ด้วย หากไม่สามารถหาห้องเงียบๆ สำหรับประชุมออนไลน์ได้ ควรปิดไมโครโฟนเอาไว้ และเปิดเฉพาะตอนที่ต้องพูดเท่านั้น เพื่อไม่ให้เสียงจากสภาพแวดล้อมในบ้านไปรบกวนผู้เข้าประชุมคนอื่นๆ นั่นเอง
อ่านเพิ่มเติม : แนะทริค เลือกซื้อ ‘เครื่องขยายสัญญาณไวไฟ’ เลือกยังไงให้ตอบโจทย์ WFH และ เรียนออนไลน์
เริ่มประชุมออนไลน์ให้ตรงเวลา และจบให้ได้ตามเดดไลน์
กำหนดวาระ แจ้งนัดหมาย เตรียมโปรแกรม และเลือกสถานที่กันเรียบร้อย เทคนิคต่อไป คือ การเริ่มประชุมออนไลน์ให้ตรงเวลา แนะนำว่าหากใครเข้าประชุมเลทก็ให้เริ่มประชุมไปก่อน เพื่อที่คนเข้ามาก่อนจะได้ไม่ต้องรอนาน นอกจากนั้น ควรกำหนดเดดไลน์เวลาในการประชุมไม่ให้นานเกินไป เพราะว่ากันว่า คนเราสามารถโฟกัสเรื่องๆ หนึ่งได้นานเพียง 18 นาที และการประชุมที่ดีนั้นไม่ควรนานเกิน 50 นาที ดังนั้น การจำกัดเวลาประชุมจึงช่วยให้ผู้เข้าร่วมไม่รู้สึกอ่อนล้า และทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่า เพราะทุกคนสามารถโฟกัสอยู่ในที่ประชุมได้
หากอยากลดเวลาในการประชุมลง ลองใช้วิธีกำหนดเวลาของการอภิปรายในแต่ละหัวข้อให้ชัดเจน เช่น หัวข้อ ก. ใช้เวลา 10 นาที, หัวข้อ ข. ใช้เวลา 15 นาที เป็นต้น และที่สำคัญต้องเริ่มประชุมให้ ‘ตรงเวลา’ เสมอ
สรุปข้อมูลที่ได้จากการประชุมออนไลน์ทุกครั้ง
ประชุมออนไลน์เสร็จแล้ว อย่าเพิ่งรีบวางสาย คุณหรือตัวแทนผู้เข้าร่วมประชุมควรสรุปสาระสำคัญและข้อสรุปของแต่ละวาระการประชุมก่อนทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจตรงกันมากขึ้น ไม่ทำการประชุมเสียเปล่า และหากเป็นไปได้ อาจทำสรุปการประชุมแต่ละประเด็นส่งอีเมลเป็นลายลักษณ์อักษร ทุกคนสามารถกลับมาอ่านใหม่ได้เพื่อความแม่นยำ
เปิดกล้องประชุมออนไลน์ช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ได้มากขึ้น
การเปิดกล้องเป็นเทคนิคช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ในการประชุมออนไลน์ ทั้งยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมโฟกัสกับการประชุมได้มากขึ้น นอกจากนั้น ยังช่วยให้มองเห็นท่าทาง อารมณ์ ณ ขณะนั้น ได้เห็นจังหวะการสนทนา เห็นว่าใครกำลังพูด หรือพูดจบแล้ว ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมพูดพร้อมกัน ซึ่งจะทำให้เสียงขาดหาย
แต่ถึงอย่างนั้น ก็มีงานวิจัยที่ออกมาบอกว่า การเปิดกล้องประชุมออนไลน์ อาจทำให้เสียสมาธิได้ เพราะท่าทางและอากัปกิริยาของผู้เข้าร่วมประชุมเช่น ยกน้ำขึ้นมาดื่ม หยิบสมุดขึ้นมาจด หรือก้มลงไปเล่นกับแมว ถือเป็นการรบกวน ทำให้คนอื่นๆ เสียสมาธิได้เช่นกัน
ดังนั้น การเปิดกล้อง หรือปิดกล้องนั้น ก็ขึ้นอยู่กับข้อตกลงร่วมกันในวงประชุม แต่ไม่ว่าจะเปิดกล้องหรือปิดกล้อง ขอแค่ทุกคนเข้าประชุมออนไลน์กันตรงเวลา เตรียมข้อมูล เตรียมปัญหามาซักถาม พยายามโฟกัส และหาข้อสรุปร่วมกัน เพียงเท่านี้ การประชุมออนไลน์ก็มีประสิทธิภาพไม่ต่างจากประชุมที่ออฟฟิศ แถมยังไม่ยืดเยื้อจนทำให้เหนื่อยล้าอีกด้วย
ช้อปอุปกรณ์ไปเพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุมออนไลน์ หูฟังพร้อมไมโครโฟนเพื่อเพิ่มความคมชัด กล้องเว็บแคม สำหรับคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือเราเตอร์ไวไฟ ช่วยขยายสัญญาณ เพื่อการประชุมออนไลน์ที่ราบรื่น ไม่สะดุด ช้อปได้เลยที่ OfficeMate
อ่านเพิ่มเติม เทคนิคดีๆ ช่วยให้การทำงานที่บ้านราบรื่น!
- 12 อุปกรณ์ Work from home เลือกแบบไหน..ให้ชีวิตทำงานที่บ้านราบรื่นขึ้น!
- แนะนำ 4 เทคนิคจัดห้องทำงานที่บ้านให้นั่งทำงานได้ทั้งวัน
- 7 Tips ‘Work from Home’ ให้สุขภาพกายเฮลท์ตี้ สุขภาพจิตไม่พัง
- รวมลิสต์ ‘เครื่องใช้ไฟฟ้า’ ที่จะช่วยให้ชีวิตทำงานที่บ้านง่ายขึ้น!
- How to เลือกซื้อโต๊ะทำงาน ให้เหมาะกับการทำงานที่บ้านแบบไหนดี?
ขอบคุณข้อมูลจาก events.bangkokbanksme.com
