อินเด็กซ์

การจัดการเอกสารในที่ทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อยถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน
อินเด็กซ์เป็นอุปกรณ์หนึ่งที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสาร ใช้แยกเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ สามารถใช้งานกับแฟ้มได้ทุกชนิด
อินเด็กซ์มีทั้งแบบที่ทำจากกระดาษธรรมดา, อินเด็กซ์แบบที่ทำจากกระดาษการ์ดหรือกระดาษโปสเตอร์นอก ซึ่งจะทนทานกว่า
และอินเด็กซ์แบบพลาสติกที่นิยมใช้กันมากที่สุด

ทำไมต้องใช้อินเด็กซ์ช่วยจัดการเอกสาร

การทำงานในสำนักงานแม้ทุกวันนี้จะนิยมใช้คอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลต่างๆ แต่เอกสารในรูปแบบของกระดาษก็ยังเป็นสิ่งจำเป็นอยู่ดี
เอกสารกระดาษปริมาณมากหากจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ วางกองซ้อนทับกันไว้บนโต๊ะ จะทำให้เสียบรรยากาศในการทำงาน ยากต่อการค้นหา
และอาจทำให้เอกสารบางอย่างสูญหายได้ การใช้แฟ้มที่มีกระดาษอินเด็กซ์ช่วยเก็บเอกสาร จะช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาลงได้

ข้อดีของอินเด็กซ์

• ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสาร เพิ่มเวลาทำงานให้มากขึ้น

• ช่วยให้โต๊ะทำงานเป็นระเบียบ เพิ่มบรรยากาศที่ดีในการทำงาน

• อินเด็กซ์ใช้งานได้สะดวก มีป้ายแยกหมวดหมู่ให้เลือกตั้งแต่ 1-10, A-Z หรือ ก-ฮ ช่วยให้แยกหมวดหมู่เอกสารได้มากเท่าที่ต้องการ

• ช่วยป้องกันเอกสารสูญหาย

• เก็บรักษาเอกสารสำคัญให้คงอยู่ในสภาพดี