เครื่องทำลายเอกสาร

เครื่องทำลายเอกสารเป็นอุปกรณ์ใช้ตัดกระดาษให้มีขนาดเล็ก นิยมใช้กันในสำนักงาน องค์กรเอกชน หน่วยงานภาครัฐ หรือแม้แต่ใช้ในบ้าน เป็นอุปกรณ์สำคัญที่จะช่วยเก็บรักษาความลับภายในไม่ให้รั่วไหลสู่ภายนอกโดยการทำลายเอกสารลับนั้นทิ้งไป หรือใช้ทำลายเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว เครื่องทำลายเอกสารในอดีตเป็นเครื่องทำลายเอกสารแบบใช้มือหมุน ซึ่งใช้เวลาในการทำลายเอกสารนาน ปัจจุบันจึงมีการผลิตเครื่องทำลายเอกสารอัตโนมัติที่ทำงานได้ไว ทำลายเอกสารได้มีประสิทธิภาพมากกว่า อีกทั้งยังไม่ทำลายสิ่งแวดล้อมอีกด้วย

เลือกเครื่องทำลายเอกสารให้เหมาะกับการใช้งาน

การเลือกเครื่องทำลายเอกสารเพื่อมาใช้เองในบ้านหรือใช้ในสำนักงาน ควรศึกษาคุณสมบัติและความสามารถของเครื่องทำลายเอกสารแต่ละประเภทให้ดี หากเลือกเครื่องทำลายเอกสารมาใช้ผิดประเภท เอกสารที่เป็นความลับขององค์กร อาจไม่เป็นความลับอีกต่อไป หลักการเลือกซื้อเครื่องทำลายเอกสารพิจารณาได้จากคุณสมบัติต่างๆ ดังนี้  

• รูปแบบการตัดกระดาษ

- เครื่องทำลายเอกสารแบบตัดเป็นเส้นตรง (Strip cut) จะตัดกระดาษเป็นเส้นตรงยาว เหมาะกับเอกสารที่ไม่มีประโยชน์ หรือมีความลับระดับน้อย-ปานกลาง เพราะสามารถนำกระดาษที่ตัดแล้วมาต่อใหม่ได้

- เครื่องทำลายเอกสารแบบตัดละเอียด (Cross cut) ตัดกระดาษเป็นเส้นตรงแบบเดียวกับ Strip cut และตัดในแนวขวางอีกรอบเพื่อให้กระดาษมีขนาดเล็กลง กระดาษที่ตัดได้จะมีขนาดเล็กกว่าแบบ Strip cut เหมาะกับการทำลายเอกสารที่เป็นความลับในระดับสูง 

- เครื่องทำลายเอกสารแบบป่น (Micro cut) เหมาะกับการทำลายเอกสารที่มีความลับสุดยอด หรือเรื่องที่ละเอียดอ่อน เพราะกระดาษที่ตัดได้จะมีขนาดเล็กมาก (เล็กกว่าเหรียญบาท 2-3 เท่า) ไม่สามารถนำมาต่อใหม่ได้แน่นอน

• ปริมาณเอกสารที่ทำลายได้ในแต่ละครั้ง

เครื่องทำลายเอกสารแต่ละยี่ห้อ แต่ละรุ่นมีความสามารถในการทำลายเอกสารได้ต่างกัน บางยี่ห้อทำลายเอกสารได้เพียง 8-10 แผ่นต่อครั้ง แต่บางยี่ห้อสามารถทำลายเอกสารได้ถึง 40 แผ่นใน 1 ครั้ง ผู้ใช้จึงควรพิจารณาจากความต้องการและปริมาณเอกสารที่ต้องการทำลายในแต่ละเดือนว่ามีมากน้อยเพียงใด 

• ความอึดในการทำลายเอกสาร

ปกติแล้วการใช้งานเครื่องทำลายเอกสาร จะต้องหยุดพักเครื่องเป็นระยะ และเครื่องทำลายเอกสารส่วนใหญ่จะมีระบบตัดไฟ/หยุดทำงานอัตโนมัติ เมื่อตัวเครื่องมีความร้อนมากเกินไป แต่ก็มีเครื่องทำลายเอกสารที่ออกแบบมาให้ใช้งานหนัก สามารถทำลายเอกสารได้ทั้งวันทั้งคืน เหมาะกับองค์กร/สำนักงานที่ต้องการทำลายเอกสารปริมาณมาก

• เครื่องทำลายเอกสาร ทำลายได้มากกว่าเอกสาร

เครื่องทำลายเอกสารหลายๆ เครื่องในปัจจุบันนี้ ออกแบบมาให้ทำลายได้มากกว่าเอกสารกระดาษ คือสามารถตัดและทำลายแผ่นซีดี บัตรเครดิต รวมถึงลวดเย็บกระดาษและคลิปหนีบกระดาษ