เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์พื้นฐานประจำสำนักงาน ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกในยามที่ต้องคัดลอกสำเนาเอกสารหลายสิบหลายร้อยแผ่น เครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้กันทั่วไปมีอยู่ 2 ประเภท คือเครื่องถ่ายเอกสารระบบเปียก ซึ่งไม่นิยมใช้กันและเลิกผลิตไปแล้ว เครื่องถ่ายเอกสารในสำนักงานทุกวันนี้จึงเป็นเครื่องถ่ายเอกสารอัตโนมัติแบบระบบแห้ง ชนิดใช้ผงหมึก สำเนาที่ได้จากเครื่องถ่ายเอกสารประเภทนี้จะคมชัดและแห้งสนิท แต่ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่ๆ ขึ้นมากมาย เพื่อให้ตอบโจทย์ความต้องการที่หลากหลายของผู้ใช้ หนึ่งในนั้นคือเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันยุคใหม่

คุณสมบัติพิเศษของเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันในปัจจุบัน

เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันเป็นได้ทั้งเครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกนเอกสารเครื่องพิมพ์ และเครื่องแฟกซ์ มีทั้งแบบสี และขาว-ดำ เหมาะกับการใช้งานในทุกออฟฟิศร้านถ่ายเอกสาร/พิมพ์งาน และสถานประกอบการต่างๆ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะสามารถใช้งานได้หลายแบบในเครื่องเดียว
เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันมีระบบ User code คือใช้บัตร/รหัสผ่านในการถ่ายเอกสารหรือพิมพ์งาน เพื่อป้องกันบุคคลภายนอกเข้ามาใช้งาน และช่วยปกป้องงานพิมพ์หรือเอกสารที่เป็นความลับ
เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันมีพอร์ตต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊กได้ รวมถึงมีระบบสั่งพิมพ์งานและกำหนดเวลาพิมพ์ผ่านแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟน โดยเข้าถึงข้อมูล/งานเอกสารผ่านระบบ Cloud connect นอกจากนั้นยังรองรับการเชื่อมต่อแบบ Bluetooth และ Wireless LAN (เครือข่ายไร้สาย)
เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันสามารถสแกนเอกสารแล้วเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิตอลซึ่งสะดวกต่อการจัดเก็บและส่งต่อ บางยี่ห้อยังพัฒนาให้สามารถแก้ไขข้อมูลในไฟล์ดิจิตอลได้ด้วย
เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน มีฟังก์ชัน Timeline สามารถดูประวัติงานถ่ายเอกสารหรืองานสแกนที่ผ่านมา แล้วสั่งพิมพ์ซ้ำได้ทันทีไม่ต้องเสียเวลาสั่งผ่านคอมพิวเตอร์หรือถ่ายเอกสารจากต้นฉบับอีกรอบ
เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันสามารถรวมต้นฉบับหลายแผ่นให้อยู่ในแผ่นเดียว ซึ่งบางยี่ห้อสามารถรวมต้นฉบับได้สูงสุดถึง 31 แผ่น

จากคุณสมบัติพิเศษต่างๆ ข้างต้น เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันสามารถตอบโจทย์ความต้องการยุค 4.0 ได้เป็นอย่างดี ด้วยความสามารถที่หลากหลาย จะช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุน และช่วยให้การทำงานกับเอกสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น