‘Time Blocking’ เทคนิคบริหารเวลารูปแบบใหม่ เอาชนะเดดไลน์ได้อยู่หมัด!
ปัญหาหนึ่งที่ชาวออฟฟิศหลายๆ คนต้องพบเจออยู่ตลอด คือ การทำงานไม่ทันเดดไลน์ เพราะแต่ละวันมีทั้งงานด่วน งานไม่ด่วน งานแทรก และมีตติ้งอีกล้านแปด เขียน To do list ก็แล้ว แต่ก็มีงานแทรกเข้ามาไม่หยุดจนแผนพังทลาย สุดท้ายนั่งน้ำตานองเพราะไม่มีอะไรเสร็จซักอย่างเดียว
ใครกำลังเจอเข้ากับปัญหานี้ OfficeMate มีเทคนิคช่วยบริหารเวลาแบบใหม่มาฝาก เรียกว่า ‘Time Blocking’ บางคนอาจจะเคยได้ยินแล้ว หรือบางคนอาจจะยัง วันนี้เราไปเรียนรู้ และทำไปพร้อมๆ กันเลย เดดไลน์นี้ต้องรอด! ลุย!
‘Time Blocking’ คืออะไร?
เทคนิค Time Blocking นี้ ถูกแชร์มาจากคุณ Cal Newport เจ้าของหนังสือชื่อ Deep Work : Rules for focussed success in a distracted world เป็นการแบ่งเวลาเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นภายในกรอบของเวลาที่กำหนดไว้ ฟังดูอาจจะธรรมดา แต่ Time Blocking จะแตกต่างจากการทำ To do list หรือการเขียนแพลนเนอร์ทั่วไป
ปกติแล้ว เวลาที่คุณเขียน To do list หรือแพลนเนอร์ จะเขียนเพียงสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันเท่านั้น สำหรับ Time Blocking จะเรียกว่าเป็น To do list รูปแบบหนึ่งก็ได้ แต่เป็น To do list ที่มีเวลากำหนดชัดเจน องค์ประกอบมีด้วยกัน 3 อย่าง คือ ทำอะไร? ทำตอนไหน? และใช้เวลาเท่าไหร่?
การจัด Time Blocking มีประโยชน์ยังไง?
หากคุณเขียนเพียงสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน แน่นอนว่ามันทำให้คุณเห็นภาพรวม แต่คุณจะไม่สามารถรู้ได้เลยว่างานแต่ละชิ้นนั้นจะใช้เวลาทำเท่าไหร่ หากในวันนั้นคุณมีสิ่งที่ต้องทำ 5 อย่าง แต่อย่างแรกก็กินเวลาไปแล้วเกือบครึ่งวัน ชิ้นต่อๆ ไปก็จะกินเวลาเพิ่มไปอีกเรื่อยๆ จนบางคนต้องยอมตัดเวลาทานข้าว ตัดเวลาพักผ่อน หรือทำงานล่วงเวลาเพื่อให้งานทั้ง 5 เสร็จตาม To do list
แต่สำหรับ Time Blocking นั้น นอกจากคุณจะเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดแล้ว ยังเห็นกำหนดเวลาของงานแต่ละชิ้นด้วย เมื่อคุณเห็นว่างานชิ้นนี้มีเวลาจำกัด จะช่วยให้คุณโฟกัสมากขึ้น และยอมไม่เสียเวลาไปกับการอู้งาน หรือทำสิ่งที่ไม่จำเป็น เพื่อให้งานเสร็จตามเวลาที่วางเอาไว้ แบบนี้ก็จะช่วยให้งานเสร็จทันเดดไลน์ และยังมีเวลาพักผ่อนตามอัธยาศัย ไม่ Work ไร้บาลานซ์จนเบิร์นเอ้าท์อีกด้วย
เทคนิคการทำ Time Blocking
แต่การจะทำ Time Blocking ให้สำเร็จ และมีประสิทธิภาพก็ต้องมีเทคนิคกันซักนิด OfficeMate ขอแนะนำแบบนี้นะ รับรองว่าได้ผล!
จัด Time Blocking ล่วงหน้า
Time Blocking จะได้ผล แนะนำให้ทำเอาไว้ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน หลังเลิกงานลองสละเวลาซักครึ่งชั่วโมง ลิสต์งานและมีตติ้งที่ต้องทำพรุ่งนี้ แล้วเอาไปจัดลงใน Time Blocking โดยเริ่มแรกอาจกะเวลาเอาคร่าวๆ ว่าแต่ละงานจะใช้เวลาเท่าไหร่ (ถือเป็นการชาเลนจ์ตัวเองด้วยนะ) เมื่อตื่นมาในเช้าวันรุ่งขึ้นจะได้เริ่มทำตามตารางแบบไม่เคว้ง
แบ่งเป็น Proactive และ Reactive block
คงมีหลายคนที่กำลังคิดว่า ตัวเองไม่น่าจะทำ Time Blocking ได้ เพราะแต่ละวันมีงานแทรก ประชุมแทรกอยู่ตลอด ซึ่งปัญหานี้แก้ได้ โดยการบล็อคเวลาเป็น Proactive และ Reactive Block
- Proactive Block คือพื้นที่สำหรับงานของตัวเองที่ต้องทำให้เสร็จ งานสำคัญที่มีเดดไลน์ชัดเจน หรือการประชุมที่มีกำหนดเวลาอยู่แล้ว
- Reactive Block คือพื้นที่สำหรับงานอื่นที่อาจจะมีเข้ามาแทรก ประชุมด่วนที่ไม่มีนัดหมาย ฯลฯ โดยในกล่องนี้ไม่จำเป็นต้องใส่เป้าหมายเอาไว้ ใส่เพียง Reactive ก็ได้
ประโยชน์ของ Reactive Block คือ หากมีประชุมด่วนเข้ามาแทรกขณะที่คุณกำลังทำงานสำคัญอยู่ คุณก็จะสามารถย้ายงานสำคัญที่เป็น Proactive มาใส่ในช่อง Reactive ได้ หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ปฏิเสธงานแทรกในช่วง Proactive แล้วเก็บเอาไว้ทำตอน Reactive หากเป็นงานที่ไม่ด่วนมาก
หากใน 1 วัน ไม่มีช่วงเวลาสำหรับ Reactive เลย เมื่อเกิดงานแทรก หรือประชุมด่วน คุณอาจต้องขยับ To do list ใหม่ทั้งหมดนั่นเอง
แบ่งสีแต่ละกล่องให้ต่างกัน
สีสันช่วยในการจดจำได้ดี ทั้งยังช่วยกระตุ้นความสนใจ และปลุกความกระตือรือร้นได้อีกด้วย ในการทำ Time Blocking แนะนำให้แบ่งสีเวลาแต่ละกล่องให้ต่างกัน นอกจากดูสวยงามแล้ว ยังช่วยเพิ่มความชัดเจน รับรองว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นแน่นอน
เผื่อเวลาไว้ดีกว่าขาด
หากคุณมีงานใหญ่ที่ต้องทำให้เสร็จ ควรกะเวลาคร่าวๆ ว่าจะใช้เวลากี่วันในการทำ หรือยึดเอาเดดไลน์เป็นที่ตั้ง เช่น โปรเจกต์ A มีเวลาทำทั้งหมด 5 วันก่อนถึงเดดไลน์ ก็กะเลยว่าในแต่ละวันจะแบ่งเวลาให้โปรเจตก์ A วันละ 2 ชั่วโมง ซึ่งจะทำรวดเดียว 1 กล่อง 2 ชั่วโมง หรือแบ่งเป็นกล่องละ 1 ชั่วโมงก็ได้
การแบ่งแบบนี้จะช่วยให้งานคืบหน้าได้ไวกว่า และไม่กดดันตัวเองจนเกินไป หากงานเสร็จก่อน Time Blocking ที่วางเอาไว้ เวลาที่เหลือก็ยังสามารถเอาไว้เป็นเวลาสำหรับตรวจเช็กความเรียบร้อย เพื่อเพิ่มความสมบูรณ์แบบให้งานได้อีกด้วย
ลงเวลาพักก่อนลงเวลาทำงาน
เป็นเทคนิคเพิ่มความผ่อนคลาย และสร้างแรงจูงใจ คือ ก่อนจะใส่ลิสต์งาน ให้ใส่กิจกรรมสำหรับผักผ่อนลงไปก่อน เช่น ทานข้าวเที่ยง เล่นโซเชียล หรือจิบกาแฟ จากนั้นค่อยลิสต์งานใส่ลงไปทีละกล่องโดยไม่ทับเวลาพักเบรค เป็นจิตวิทยาเพิ่มแรงจูงใจอย่างหนึ่ง ให้ตัวเองได้เห็นว่าพอทำงานนี้เสร็จจะได้กินข้าวเที่ยง พอทำงานนี้เสร็จก็จะได้เล่นโซเชียลแล้ว!
มีวินัย! มีวินัย! มีวินัย!
ข้อสุดท้ายที่จะช่วยให้ Time Blocking ประสบความสำเร็จ คือ การมีวินัยในตัวเอง พักคือพัก ทำงานคือทำงาน ไม่วอกแวกในช่วงทำงาน และไม่ต้องรู้สึกผิดในช่วงที่กำลังพัก หากคุณจัด Time Blocking อย่างเหมาะสม และทำตามอย่างเคร่งครัด รับรองว่างานเสร็จทันตามกำหนดโดยที่ไฟไม่ลนก้น รู้สึกเหนื่อยน้อยลง และมีเวลาพักผ่อนอย่างเหมาะสมแน่นอน
แนะนำแอปฯ ช่วยทำ Time Blocking
Time Blocking สามารถทำในสมุดแพลนเนอร์ หรือกระดาษเปล่าก็ได้ แต่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้ Time Blocking ของคุณ OfficeMate ขอแนะนำแอปจัดตารางเวลาที่ชื่อว่า Google Calendar
ทำไมควรใช้ Google Calendar?
Google Calendar จะช่วยให้คุณเริ่มต้นทำ Time Blocking ได้ง่ายขึ้น ด้วยรูปแบบปฏิทินที่มีให้เลือกทั้งแบบ Day Week และ Month ซึ่งใน 1 วันจะมาพร้อมเวลาที่แบ่งเอาไว้ช่องละ 1 ชั่วโมง เพียงคลิกในกรอบ คุณก็จะสามารถพิมพ์เป้าหมาย และตั้งเวลาเริ่ม-จบการทำงานได้ ทั้งยังมีสีให้เลือกหลากหลายเพื่อแบ่งให้ชัดเจน แต่ที่พิเศษกว่า คือ Google Calendar มีฟังก์ชันแจ้งเตือนก่อนถึงกำหนดงานถัดไป คุณสามารถเลือกเองได้ว่าจะแจ้งเตือนก่อนกี่นาที ฟังก์ชันนี้จะช่วยเตือนเมื่อครบกำหนด และช่วยให้คุณรู้กำหนดการต่อไปว่าต้องทำอะไร ถือเป็นแอปที่ช่วยอำนวยความสะดวก และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำ Time Blocking ได้เป็นอย่างดีเลย
และเพื่อเพิ่มความสะดวกสุดๆ ในการใช้แอป Google Calendar ออฟฟิศเมทขอแนะนำให้คุณมีแท็บเล็ตดีๆ ซักเครื่อง สร้าง Time Blocking สะดวก เช็กลิสต์สบาย รับรองว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงาน และสร้าง Work life Balance ให้คุณได้แน่นอน!
สั่งซื้อ ‘แท็บเล็ต’ แบรนด์ดัง ในราคาโปรโมชั่นถูกสุดๆ กับ OfficeMate สินค้ามีให้เลือกหลากหลาย พร้อมบริการส่งฟรีทั่วประเทศ* ช้อปเลย!
บทความแนะนำ!
ขอบคุณข้อมูลจาก
