‘Smart Office’ เทรนด์การจัดการออฟฟิศแนวใหม่ ที่ใช้เทคโนโลยีเป็นศูนย์กลาง

หากพูดถึงสมาร์ทออฟฟิศ (Smart office) เชื่อว่าภาพที่เกิดขึ้นในหัวของแต่ละคนคงแตกต่างกันออกไป บางคนอาจนึกถึงออฟฟิศโล่งๆ ที่ตกแต่งแบบมินิมอล บางคนอาจมองเห็นออฟฟิศที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยีล้ำยุคและอุปกรณ์สำนักงานที่ทันสมัย แต่สมาร์ทออฟฟิศที่แท้จริงเป็นแบบไหน จะต่างจากออฟฟิศแบบเดิมๆ อย่างไร ไปหาคำตอบกันเลยค่ะ

สมาร์ทออฟฟิศต้องมีบรรยากาศเป็นมิตร

แนวความคิดหลักของสมาร์ทออฟฟิศ คือการปรับเปลี่ยนภาพและบรรยากาศของออฟฟิศรูปแบบเดิมๆ อย่างโต๊ะทำงานมีฉากกั้นที่วางเรียงรายกันเป็นแพทเทิร์น พร้อมเอกสารกองโตกระจัดกระจายเต็มโต๊ะ ที่ดูน่าอึดอัด ให้กลายเป็นพื้นที่ที่เปิดโล่ง ไม่มีฉากกั้น มีโต๊ะสำหรับระดมสมอง ให้พนักงานมีปฏิสัมพันธ์ต่อกันมากขึ้น ช่วยสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงาน มีมุมสำหรับพักผ่อน มีสิ่งแวดล้อมและบรรยากาศเหมาะสมกับการนั่งทำงานที่กินเวลาชีวิตกว่า 70% ในแต่ละวัน เมื่อสภาพแวดล้อมและบรรยากาศในที่ทำงานดีขึ้น ย่อมส่งผลให้คุณภาพชีวิตของพนักงานดีขึ้น และผลิตผลงานที่มีคุณภาพได้มากขึ้นอีกด้วย

จะเป็นสมาร์ทออฟฟิศต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

ความคล่องตัวในการทำงานของคนในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญในการเป็นสมาร์ทออฟฟิศ ดังนั้นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในสมาร์ทออฟฟิศ ก็คือ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่มีเสถียรภาพ ให้พนักงานรับและส่งข้อมูลกันได้อย่างรวดเร็วทันใจ รวมถึงระบบคลาวด์ (Cloud) ที่ใช้ในการเก็บรักษาข้อมูลที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ต้องปริ้นเอกสารใส่กระดาษหรือส่งต่อแฟลชไดร์ฟกันไปมา ช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อสื่อสารกันได้ไม่จำกัดแค่ภายในสำนักงาน ทั้งยังปลอดภัยหายห่วง ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลในองค์กรของคุณจะรั่วไหล เพราะคุณสามารถตั้งค่าความเป็นส่วนตัวให้กับข้อมูล พร้อมกับผู้ให้บริการคลาวด์ที่จะช่วยปกป้องข้อมูลของคุณด้วยอีกแรง นอกจากนี้ยังพนักงานของระบบที่คอยสแตนบายเพื่อดูแลรักษาความปลอดภัยหรือแก้ไขเซิร์ฟเวอร์เมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ไม่ต้องห่วงว่าข้อมูลจะสูญหายเลยล่ะค่ะ

Smart Office ต้องมาคู่กับ Smart Devices

จุดเด่นของสมาร์ทออฟฟิศคงหนีไม่พ้นอุปกรณ์สำนักงานที่ทันสมัยและการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ในการช่วยอำนวยความสะดวกและเพิ่มความสบายให้กับการทำงาน อุปกรณ์แสนฉลาดที่คู่ควรกับการเป็นสมาร์ทออฟฟิศจะมีอะไรบ้าง ไปดูกันดีกว่าค่ะ

เครื่องฟอกอากาศทำให้สมาร์ทออฟฟิศปลอดฝุ่น เป็นมิตรกับสุขภาพของพนักงาน

คนส่วนใหญ่ใช้เวลากว่า 70% อยู่ในที่ทำงาน อากาศบริสุทธิ์ที่ดีต่อสุขภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ หากต้องอยู่ในที่อับทึบ เต็มไปด้วยฝุ่นละออง นานวันเข้าอาจส่งผลกับสุขภาพของพนักงาน โดยเฉพาะกับคนที่มีปัญหาเกี่ยวกับระบบทางเดินหายใจ ทั้งยังมีงานวิจัยที่ตีพิมพ์ในวารสาร Environmental Health Reports กล่าวว่า คุณภาพอากาศแย่ๆ ในออฟฟิศสามารถทำให้กระบวนการคิดเฉื่อยชาและลดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลงได้อีกด้วย 

ทางออกง่ายๆ คือ การติดตั้งเครื่องฟอกอากาศไว้ภายในออฟฟิศ เครื่องฟอกอากาศนี้จะช่วยดูดอากาศที่ปนเปื้อนฝุ่นละออง ที่มาพร้อมแบคทีเรียและไวรัส รวมไปถึงกลิ่นอันไม่พึงประสงค์ เช่น กลิ่นบุหรี่ กลิ่นอาหาร กลิ่นขยะ หรือกลิ่นรองเท้า แล้วปล่อยอากาศที่บริสุทธิ์ออกมาแทน เมื่อออฟฟิศปลอดฝุ่น มีแต่อากาศบริสุทธิ์ สามารถสูดออกซิเจนเข้าไปได้เต็มปอด ก็จะช่วยเพิ่มความสดชื่นกระฉับกระเฉง และเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการคิดของพนักงานให้ดีขึ้นได้นั่นเอง

แม้เครื่องฟอกอากาศจะดูเป็นเทคโนโลยีที่ต้องใช้เงินลงทุนค่อนข้างสูง แต่สิ่งที่คุณจะได้รับกลับมาคือความพึงพอใจของพนักงานในองค์กร พนักงานจะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร รู้สึกถึงความใส่ใจที่ผู้บริหารมีให้ และเกิดเป็น Royalty หรือ ความภักดีขึ้น ซึ่งการทำงานด้วยความภักดีจะช่วยทำให้องค์กรของคุณประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

ออฟฟิศสะอาดไม่ต้องพึ่งแรงคน ด้วยหุ่นยนต์ดูดฝุ่นและหุ่นยนต์ถูพื้น

หุ่นยนต์ดูดฝุ่นและหุ่นยนต์ถูพื้น เหมาะกับออฟฟิศเล็กๆ ที่มีพื้นที่ไม่มาก, โฮมออฟฟิศ หรือออฟฟิศส่วนตัว ข้อดีของอุปกรณ์ชิ้นนี้ คือ ช่วยแบ่งเบาภาระในการทำความสะอาด ประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน หุ่นยนต์ทำความสะอาดบางตัวยังปฏิบัติหน้าที่อย่างเงียบเชียบ ไม่มีเสียงดังรบกวนสมาธิ ทั้งยังสามารถหลบหลีกสิ่งกีดขวางได้เองหรือซอกซอนเข้าไปทำความสะอาดในมุมเล็กๆ ได้ เทคโนโลยีที่ก้าวหน้ายังพัฒนาให้หุ่นยนต์ทำความสะอาดสามารถวิ่งกลับไปยังแท่นชาร์จได้เองเมื่อแบตเตอรีหมด หรือในบางรุ่นบางยี่ห้อหุ่นยนต์ดูดฝุ่นกับหุ่นยนต์ถูพื้นยังสามารถสื่อสารกันได้และจัดแจงทำความสะอาดตามลำดับแบบอัตโนมัติระหว่างการดูดฝุ่นและถูพื้น ช่วยให้ออฟฟิศของคุณสะอาดเอี่ยมได้โดยไม่ต้องเปลืองแรงคน

บันทึกเวลาเข้างานแบบสมาร์ทๆ ด้วยเครื่องตอกบัตรอัจฉริยะ

เครื่องตอกบัตรแบบเดิมๆ คงธรรมดาเกินไปสำหรับสมาร์ทออฟฟิศ ลองเปลี่ยนมาใช้เครื่องตอกบัตรอัจฉริยะที่จะช่วยให้คุณบันทึกเวลาเข้างานได้ง่ายดายมากยิ่งขึ้น ด้วยระบบ Bluetooth, Wifi, GPS หรือแม้กระทั่ง QR Code คุณเพียงแค่ตั้งเครื่องรับสัญญาณไว้ที่หน้าออฟฟิศ โดยไม่ต้องเจาะผนังให้ยุ่งยาก แล้วติดตั้งแอพพลิเคชั่นไว้ในสมาร์ทโฟนก็จะสามารถบันทึกเวลาเข้าออกหรือขออนุมัติวันลาได้ทันที

เครื่องตอกบัตรอัจฉริยะยังตอบโจทย์เรื่องการบริหารทรัพยากรบุคคลได้ดี ผู้บริหารหรือฝ่ายบุคคลสามารถตรวจสอบการเข้าออกงานของพนักงานได้ตลอดเวลาผ่านระบบคลาวด์ สามารถคำนวณชั่วโมงการทำงาน ลา ขาด และสาย ของพนักงานแบบออนไลน์ได้ ช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน ระบบบันทึกเวลาสุดเจ๋งนี้ถือเป็นสมาร์ท HR ที่เหมาะสมกับสมาร์ทออฟฟิศมากเลยล่ะค่ะ

รักษาความปลอดภัยให้สมาร์ทออฟฟิศด้วยกล้องวงจรปิดอัจฉริยะ

ความจำเป็นและประโยชน์ในการติดกล้องวงจรปิดในออฟฟิศ หลักๆ คือป้องกันการลักขโมย ไม่ว่าจะเป็นการลักขโมยจากคนนอก หรือการลักขโมยจากคนในออฟฟิศด้วยกันเอง ภาพจากกล้องยังใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้นได้อีกด้วย เหล่าผู้บริหารยังไม่ต้องกังวลเวลาที่ไม่ได้อยู่ออฟฟิศ เพราะเทคโนโลยีของกล้องวงจรปิดสมัยใหม่ ทำให้คุณสามารถดูภาพจากกล้องผ่านแอพพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟนได้ตลอดเวลา ประโยชน์แบบอ้อมๆ อีกหนึ่งอย่างของกล้องวงจรปิด คือ เปรียบเสมือนเครื่องควบคุมความประพฤติของพนักงานในบริษัท แต่ต้องระวังอย่าละเมิดความเป็นส่วนตัวของพนักงานมากเกินไปนะคะ ไม่เช่นนั้น พนักงานอาจทำงานกันด้วยความอึดอัดและไม่มีความสุขได้

จอสมาร์ทและกระดานอิเล็กทรอนิกส์เทคโนโลยีที่ช่วยให้การระดมสมองมีประสิทธิภาพมากขึ้น

จอสมาร์ทหรือกระดานอิเล็กทรอนิกส์เป็นอุปกรณ์ที่เหมาะสำหรับการประชุมงานหรือระดมความคิดในยุคดิจิตอล ด้วยขีดความสามารถที่มากกว่ากระดานไวท์บอร์ดธรรมดาจะช่วยให้การประชุมงานในแต่ละครั้งของคุณง่ายและสะดวกสบายขึ้น โดยเฉพาะฟังก์ชันสแกนหน้าจอ ที่สามารถสแกนทุกสิ่งที่คุณเขียนเก็บไว้เป็นไฟล์ดิจิตอลหรือจะสั่งพิมพ์ออกมาก็ได้เช่นกัน เรียกว่าสะดวกและง่ายดายเหมาะกับการทำงานในยุค 4.0

โปรเจคเตอร์ช่วยเพิ่มอรรถรสให้การประชุม

โปรเจคเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายทั้งในหน่วยงานราชการ โรงเรียน มหาวิทยาลัย สำนักงาน ฯลฯ และแน่นอนว่าสมาร์ทออฟฟิศอย่างเราก็คงจะขาดอุปกรณ์อัจฉริยะชิ้นนี้ไปไม่ได้ โปรเจคเตอร์จะช่วยให้การประชุมงานของคุณไม่น่าเบื่อ ทำให้งานนำเสนอหรือพรีเซนต์เทชั่นของคุณน่าสนใจขึ้น เพราะสามารถฉายได้ทั้งภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว เชื่อมต่อได้กับทั้งคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค และสมาร์ทโฟน คุณจึงไม่จำเป็นต้องปริ้นงานนำเสนอลงบนกระดาษติดบนแผ่นไวท์บอร์ด ช่วยประหยัดทรัพยากรไปได้อีกด้วย

ตอบโจทย์ทุกการทำงานในสมาร์ทออฟฟิศด้วยเครื่องปริ้นมัลติฟังก์ชัน

เครื่องปริ้นมัลติฟังก์ชัน เป็นเครื่องปริ้นแบบ All in one ที่ผสานฟังก์ชันการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน ทั้ง เครื่องปริ้นเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องแฟกซ์ และเครื่องสแกน จึงตอบโจทย์การเป็นสมาร์ทออฟฟิศทั้งในเรื่องของการประหยัดพื้นที่ ลดปัญหาเรื่องสายไฟพันกันยุ่งเหยิง และความสะดวกในการใช้งาน ทั้งยังช่วยประหยัดพลังงานเพราะไม่ต้องเสียบปลั๊กเครื่องใช้ไฟฟ้าพร้อมกันหลายๆ เครื่องอีกด้วย

ติดต่องานได้ไม่สะดุด แบตเตอรีเต็มเปี่ยมตลอดเวลา ด้วยแท่นชาร์จไร้สาย

แท่นชาร์จไร้สาย หรือ wireless charger อุปกรณ์เสริมที่ช่วยอำนวยความสะดวก ทำให้ชีวิตง่ายขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องพกสายชาร์จและหัวชาร์จอีกต่อไป เพียงแค่มีแท่นชาร์จไร้สายติดโต๊ะทำงานเอาไว้ก็สามารถชาร์จแบตโทรศัพท์ได้ทันที โดยไม่มีสายไฟระโยงระยางอีกด้วย แท่นชาร์จไร้สายรุ่นใหม่ๆ ยังสามารถชาร์จมือถือได้พร้อมกันหลายเครื่อง แถมในบางรุ่นยังจ่ายกระแสไฟได้ถึง 10 วัตต์ ช่วยให้แบตเต็มแบบรวดเร็วทันใจ ถือว่าเป็นเทคโนโลยีที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การใช้งานในสมาร์ทออฟฟิศและไลฟ์สไตล์ของคนรุ่นใหม่ที่ต้องการความเรียบง่ายและรวดเร็วได้เป็นอย่างดี

โดยสรุปแล้ว สมาร์ทออฟฟิศ คือออฟฟิศที่นำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อเพิ่มความสะดวกสบายให้การทำงานภายในออฟฟิศ ประหยัดแรงและเวลากับเรื่องที่ไม่จำเป็น ให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสบายและมีความสุขที่สุด รวมถึงผู้บริหารก็ยังสามารถควบคุมดูแลและบริหารองค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สุดท้ายนี้ เข้ามาช้อป Smart Devices กับ OfficeMate เพื่อเปลี่ยนออฟฟิศของคุณให้สมาร์ทและทันสมัย ได้ที่ www.officemate.co.th หรือเพิ่มเพื่อนในไลน์ เพื่อรับข่าวสารโปรโมชันดีๆ ก่อนใคร แอดเลย @OfficeMate

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *