ชีวิตการทำงานทุกวันนี้ หลายคนใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่แต่ในห้องประชุม ยืนยันได้จากการผลวิจัยของสหรัฐอเมริกาที่พบว่า เหล่าพนักงานบริษัทใช้เวลากว่า 6 ชั่วโมงไปกับการประชุม ในขณะเดียวกัน เหล่าผู้จัดการหรือผู้บริหารก็หมดเวลาไปกับการประชุมราว 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

แม้การประชุมจะเป็นส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจหรือองค์กร แต่การประชุมส่วนใหญ่กลับเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพและไม่เกิดประโยชน์…?

การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ เป็นยังไง?

การประชุมที่ขาดประสิทธิภาพ คือการประชุมที่ไม่กำหนดวาระ, ไม่มีประเด็นที่แน่นอน, เรียกประชุมโดยไม่มีเป้าหมาย ไม่รู้ว่าอยากได้อะไรจากการประชุมนี้, ไม่มีผู้ควบคุม และไม่สรุปการประชุม ซึ่งการประชุมแบบนี้น่าเบื่อหน่ายและทำให้พลังสมองของผู้เข้าร่วมประชุมหมดลงได้ง่ายๆ ทั้งยังเป็นการทำลายศักยภาพของพนักงานทางอ้อม ดังนั้นการบริหารจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพ จึงเป็นเรื่องที่บริษัทต่างๆ ควรให้ความสำคัญ วันนี้เราจึงมีวิธีดีๆ ที่จะช่วยเปลี่ยนการประชุมแสนน่าเบื่อ ให้มีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์มากที่สุด ไปดูกันค่ะ

10 ข้อ ‘ต้องทำ’ ถ้าอยากให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

ข้อ 1 : ตอบคำถามให้ได้ว่าการประชุมครั้งนี้จำเป็นต้องมีหรือไม่

ก่อนการประชุมทุกครั้ง ผู้นำหรือผู้ริเริ่มต้องตอบคำถามให้ได้ว่า ‘การประชุมในครั้งนี้จำเป็นต้องมีจริงๆ ใช่หรือไม่’ หากเรียกประชุมโดยไม่มีปี่ไม่มีขลุ่ย หรือแค่อยากประชุมเพื่ออัพเดตข่าวสารและไม่เร่งด่วนอะไร เราแนะนำว่าให้ใช้ช่องทางอื่น อย่างอีเมล จะได้ไม่รบกวนเวลาและรบกวนสมาธิการทำงานของพนักงาน

ข้อ 2 : จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม

จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมอาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ถ้าอยากให้การประชุมมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ควรทำคือ จำกัดจำนวนคนในการประชุมแต่ละครั้งไม่ให้มากเกินไป เลือกแต่คนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมจริงๆ เท่านั้น ดีกว่าการให้พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องต้องเสียเวลาทำงานมานั่งกร่อยอยู่ในห้องประชุม โดยไม่มีส่วนร่วมใดๆ

ข้อ 3 : การประชุมแต่ละครั้ง ต้องมี Agenda

Agenda คือหัวข้อหรือวาระในการประชุม การกำหนด Agenda จะช่วยให้การประชุมอยู่ในกรอบ ไม่ออกทะเล สิ่งที่ควรกำหนด คือ วาระการประชุมที่เป็นทางการและเนื้อหาการประชุม ลองลิสต์หัวข้อที่ต้องการประชุมลงในสมุด จากนั้นดำเนินประชุมตามหัวข้อที่ลิสต์ไว้ เมื่อมีคนออกนอกประเด็นจะได้ช่วยกันดึงกลับเข้าเรื่องได้ง่าย

ข้อ 4 : จำกัดเวลาการประชุม

มีผลการวิจัยบอกไว้ว่า มนุษย์นั้นสามารถโฟกัสเรื่องๆ หนึ่งได้นานที่สุดเพียง 18 นาที และการประชุมที่ดีไม่ควรใช้เวลาเกิน 50 นาที ดังนั้น การจำกัดเวลาในการประชุมแต่ละครั้งจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่าและไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกอ่อนล้าจนไม่สามารถกลับไปทำงานอื่นๆ ได้

หากอยากลดเวลาในการประชุมลง ลองใช้วิธีกำหนดเวลาของการอภิปรายในแต่ละหัวข้อให้ชัดเจน เช่น หัวข้อ ก. ใช้เวลา 10 นาที, หัวข้อ ข. ใช้เวลา 15 นาที เป็นต้น แต่ถ้าการประชุมมีหลายวาระและจำเป็นต้องใช้เวลานาน ควรแบ่งการประชุมเป็นรอบหรือจัดให้มีช่วงพักเบรคระยะสั้นๆ และที่สำคัญต้องเริ่มประชุมให้ ‘ตรงเวลา’ เสมอ

ข้อ 5 : เตรียมตัวให้พร้อมก่อนเข้าประชุม

การประชุมจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรู้หน้าที่ของตัวเอง รู้หัวข้อการประชุมล่วงหน้าและเตรียมตัวทำการบ้าน หาข้อมูล เตรียมพรีเซนต์ หรือข้อเสนอแนะต่างๆ มาอย่างดี แล้วจึงมาประชุมเพื่อปรึกษาหารือและหาข้อสรุปร่วมกันเท่านั้น ไม่ต้องเสียเวลาอธิบายรายละเอียดยิบย่อย วิธีนี้ยังเป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่ช่วยลดเวลาการประชุมลงได้อีกด้วย

ข้อ 6 : การประชุมทุกครั้ง จำเป็นต้องมี ‘ผู้นำ’

ผู้นำ จำเป็นในทุกบริบทของการทำงาน คนทำหน้าที่ ‘ผู้นำ’ สามารถเป็นใครก็ได้ในทีมของคุณ ผู้นำประชุมจะทำหน้าที่ดูแลให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น แจกแจงเอกสาร นำพาการอภิปรายให้ไล่เรียงไปตามหัวข้อ คอยดึงหรือตัดบทเมื่อการประชุมเริ่มออกนอกประเด็น กระตุ้นให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น ทั้งยังเป็นผู้คอยไกล่เกลี่ยเมื่อเกิดเรื่องกระทบกระทั่งกันในวงประชุม หากการประชุมขาดผู้นำ

ข้อ 7 : คิดไว้เสมอว่า การประชุม ไม่ใช่ โฮมรูม

หากย้อนกลับไปวัยเด็ก ชั่วโมงโฮมรูม คือชั่วโมงที่คุณครูจะเข้ามาแจ้งข่าวสารหรือแนะแนวอะไรบ้างอย่างเล็กน้อยก่อนเข้าเรียนตามปกติ หากคุณลองสังเกต ชั่วโมงโฮมรูมเป็นรูปแบบของการสื่อสารทางเดียว มีผู้พูดเพียงคนเดียวคือคุณครู แต่กับการประชุมต้องไม่เป็นแบบนั้น ทุกคนควรได้พูดและได้แสดงความคิดเห็น เพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดร่วมกัน หากการประชุมมีผู้พูดเพียงคนเดียว มีคนตัดสินใจเพียงคนเดียว แน่นอนว่าจะทำให้ระแคะระคายหากการตัดสินใจนั้นไม่เป็นไปอย่างใจคนอื่นๆ นั่นเองค่ะ

ข้อ 8 : เก็บเครื่องมือสื่อสารทุกชนิดเอาไว้นอกห้องก่อนเริ่มประชุม

สมาร์ทโฟนทำให้ผู้คนไม่มีสมาธิ ข้อเท็จจริงนี้ยืนยันได้จากผลการวิจัย ที่พบว่า ในยุคที่ทุกคนติดสมาร์ทโฟนนี้ การมีมือถืออยู่ที่ตัวหรือวางไว้ใกล้ๆ มือ แม้จะปิดเสียง ปิดแจ้งเตือน และไม่ได้หยิบขึ้นมาใช้ก็ทำให้วอกแวกและไม่สมาธิได้ ดังนั้นถ้าอยากให้ทุกคนโฟกัสไปที่การประชุม ก่อนเริ่มประชุมให้ผู้นำเก็บมือถือทุกคนใส่กล่องรวมกันไว้ที่นอกห้อง ว่ากันว่าวิธีนี้จะช่วยกระชับเวลาของการประชุมได้ ทุกคนจะรีบพุ่งเข้าประเด็นสำคัญ เพื่อจบการประชุมให้ไว จะได้ออกไปเล่นมือถือของตัวเอง แม้ผู้คนจะดูร้อนรนไปซักหน่อย แต่ก็ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุมได้มากกว่า

ข้อ 9 : ลองกำหนด Meeting free day

ลองจินตนาการดูว่า ถ้า To do list ของคุณมีแพลนต้องเข้าประชุมปรากฎอยู่ทุกวัน จะน่าเบื่อหน่ายขนาดไหน หลายคนแค่เห็นคำว่า ประชุม ก็เบ้หน้า พาลให้ไม่อยากไปทำงาน เราอยากแนะนำให้คุณกำหนดวันที่จะไม่มีการเรียกประชุมอย่างเด็ดขาด อาจจะแค่ 1 วันต่อสัปดาห์ แต่ก็จะช่วยลดความน่าเบื่อลงได้

ข้อ 10 : ระวัง อย่าใช้เวลาหาข้อสรุปในแต่ละเรื่องนานเกินไป

มีข้อเท็จจริงหนึ่งเกี่ยวกับการประชุม บอกเอาไว้ว่า การประชุมที่มีเป้าหมายเพื่อหาบทสรุปให้ประเด็นใหญ่ๆ หรือประเด็นสำคัญ ตัวอย่างเช่น การหาข้อสรุปในประเด็นสร้างโรงไฟฟ้า มักใช้เวลาประชุมกันเพียงไม่นาน และอนุมัติกันอย่างฉับไว แต่ในทางตรงกันข้าม หากประชุมเพื่อหาข้อสรุปในประเด็นเล็กๆ หรือเรื่องง่ายๆ เช่น การอนุมัติสร้างที่จอดรถจักรยาน มักจะใช้เวลาในการประชุมมากกว่าและหาข้อยุติได้ยากกว่า

นั่นเป็นเพราะ การพูดคุยประเด็นยากๆ ผู้คนมักจะเตรียมตัวกันมาน้อย เมื่อข้อมูลน้อย การตัดสินใจจึงคล้อยตามคนอื่นได้ง่าย ทำให้ได้ข้อสรุปอย่างรวดเร็ว แต่ถ้าเป็นเรื่องง่ายๆ หรือเป็นประเด็นที่ทุกคนรับรู้และพบเจอในชีวิตประจำวันอยู่บ่อยๆ จะเกิดภาวะที่ทุกคนอยากแสดงความคิดเห็น ส่งผลให้หาข้อยุติได้ยากและทำให้การประชุมยืดเยื้อ ซึ่งผู้นำการประชุมนั่นเองที่จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้ค่ะ

Tips เพิ่มความ Productive ให้การประชุม

เครื่องมือที่ควรใช้ประกอบการประชุม

  • Presentation หรือ Video สำหรับการประชุมในประเด็นที่ต้องการความสนใจจากทุกคน หรือจำเป็นต้องนำเสนอแบบอลังการ อย่างการขายงานให้ลูกค้า เป็นต้น   
  • เอกสารกระดาษ หรือ หนังสือ สำหรับการประชุมเกี่ยวกับบัญชีหรือไฟแนนซ์ 
  • กระดาษโน้ตสี หรือ Post-it ดีที่สุดสำหรับการประชุมที่ต้อง Brainstrom
  • การประชุมเพื่อปรับ mind set หรือสร้างกำลังใจให้ทีม ไม่ควรมีเครื่องมือหรือ Presentation ใดๆ เพราะควรให้ทีมโฟกัสอยู่ที่หัวหน้าหรือตัวผู้พูดนั่นเอง

เลือกช่วงเวลาการประชุมให้ถูก

  • ช่วงเช้า เหมาะกับการประชุมที่ต้องระดมสมอง ต้องตัดสินใจ นำเสนอโปรเจคต์ใหม่ๆ 
  • ช่วงบ่าย เหมาะกับการประชุมเพื่ออัพเดทงานหรือแจ้งข่าวสาร

*หมายเหตุ เพื่อสุขภาพจิตที่ดีของพนักงาน อย่าเรียกประชุมตอนใกล้เลิกงานนะคะ

สิ่งสุดท้ายที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ต้องสรุปการประชุมทุกครั้ง อย่าปิดประชุมไปแบบดื้อๆ โดยที่สุดท้ายก็ไม่ได้ข้อสรุปอะไรแบบชัดเจนหรือเป็นรูปธรรม เพราะการประชุมทุกครั้งมีค่า อย่าทำให้เวลาของทุกคนสูญเปล่านะคะ

ติดตามบทความอื่นๆ จากออฟฟิศเมท ได้ที่ www.officemate.co.th/blog หรือเข้ามาช้อปอุปกรณ์สำหรับการประชุมและนำเสนอ เพื่ออัปเกรดการประชุมให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ ได้ที่ร้านค้าออฟฟิศเมททุกสาขา หรือคลิก! เพื่อช้อปออนไลน์ พร้อมบริการส่งฟรีทั่วประเทศ เมื่อสั่งซื้อขั้นต่ำ 499 บาท

ขอบคุณสาระดีๆ จาก Standard Podcasts Super Productive : ประชุมยังไงให้มีประสิทธิภาพ?

0 CommentsClose Comments

Leave a comment

shares