เทคนิค 5 ข้อ ที่ช่วยให้การประชุมบรรลุตามวัตถุประสงค์!
เคยรู้สึกไหมคะว่า ทุกครั้งที่ได้ยินคำว่าเชิญประชุมทีไร มีความรู้สึกน่าเบื่อและไม่อยากเข้าร่วมประชุมทุกที เนื่องมาจากหัวข้อประชุมหรือการประชุมที่ไม่มีการวางแผนล่วงหน้า ส่งผลให้การประชุมขาดประสิทธิภาพ และไม่ทำให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์เท่าที่ควร! เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว เราได้รวบรวมเทคนิคดีๆ เพื่อให้การประชุมครั้งต่อไปของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นมากฝากกัน บอกเลยว่าเทคนคินี้ใช้ได้ทั้งการประชุมออนไลน์ และประชุมที่ออฟฟิศเลย!
1.เตรียมเอกสารก่อนการประชุม
ขั้นแรก ผู้ที่ทำหน้าที่จัดประชุมต้องจัดเตรียมเอกสาร หัวข้อที่จะประชุมและแจ้งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทราบไม่น้อยกว่า 1-2 วัน ทั้งนี้การแจ้งเอกสารประชุมล่วงหน้าพร้อมระบุหัวข้อ จะช่วยให้ผู้ที่เข้าประชุมได้เตรียมประเด็น หรือข้อมูลที่พร้อมจะมานำเสนอในที่ประชุมได้มากขึ้น ส่งผลให้การประชุมมีเนื้อหาและไอเดียที่น่าสนใจ แถมยังช่วยเพิ่มอรรถรสของการสนทนาอีกด้วย
2.ตรงเวลาพาสำเร็จ
กำหนดการประชุม ต้องระบุเวลาเริ่มและเลิกอย่างชัดเจน รวมทั้งเมื่อทำการประชุม ผู้ดำเนินการประชุมจะต้องรักษาเวลาให้สอดคล้องกับกรอบการประชุมที่กำหนด ควรคำนึงถึงเวลาพักระหว่างการประชุมสำหรับการประชุมที่กินเวลานาน และหากมีเนื้อหาที่ยังขาดอยู่ ให้นัดประชุมต่อเนื่องครั้งใหม่ในวันถัดไป หรือรอบถัดไป
3.กรอบการประชุมต้องชัดเจน
หัวข้อการประชุม ต้องชัดเจนไม่เลื่อนลอย หากเป็นปัญหาหรือสิ่งที่ต้องการให้ช่วยกันขบคิดภายในที่ประชุม สามารถใช้เครื่องหมาย [ … ] เข้ามาช่วยอาทิ “[ปัญหา] การจัดระเบียบห้องทำงานของพนักงาน” เป็นต้น ความชัดเจนของกรอบการประชุม มีผลอย่างยิ่งต่อความคิดหรือข้อมูลรวมถึงข้อเสนอแนะจากการเตรียมตัวของผู้เข้าประชุมและการพูดที่ตรงประเด็นในที่ประชุม
4.ใช้เครื่องมือช่วยประชุม
เทคนิคอีกอย่างที่ไม่ควรมองข้ามก็คืออุปกรณ์สำนักงาน ตัวช่วยสำคัญในขณะประชุม เช่น Post-it® Notes สีต่าง ๆ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็น แตกไอเดียด้วยความสนุกสนานและสร้างสรรค์ หรือร่วมกัน Brainstorm ที่อาจต้องมีการเขียนเข้ามาช่วยด้วย
การใช้ Post-it® Notes เป็นตัวช่วยจะส่งผลให้เมื่อเรารวบรวมไอเดียแล้ว สามารถเห็นเนื้อหาที่นำเสนอได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังสามารถแจกแจงหัวข้อและประเด็นได้ด้วยสีสันที่หลากหลาย
5.เปลี่ยนห้องประชุมให้เป็น Creative Space
ห้องประชุมที่ดีควรถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการประชุมอย่างเต็มประสิทธิภาพ ควรมีอุปกรณ์ต่างๆ อย่างครบครัน โดยเฉพาะกระดานเอาไว้เขียนไอเดียต่างๆ ที่เกิดขึ้นในที่ประชุม หรือจดประเด็นหัวข้อเพื่อให้ทุกคนเห็นทั่วกัน โดยมีตัวช่วยที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้แล้วควรออกแบบห้องประชุมให้ผู้ใช้งานรู้สึกผ่อนคลาย ไม่ตึงเครียด เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อการดึงเนื้อหาหรือแนวทางแก้ปัญหาออกมาได้มากที่สุด
เทคนิคทั้ง 5 ประการนี้ช่วยให้การประชุมไม่ว่าจะเป็นโต๊ะเล็ก โต๊ะใหญ่ หรือออนไลน์ก็ตาม สามารถดำเนินการประชุมสำเร็จลุล่วงได้ด้วยดี อีกทั้งยังทำให้ผู้ที่เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าตนเองได้เป็นส่วนหนึ่งของการประชุม และมีส่วนสำคัญในการนำเสนอหรือตัดสินใจมติต่างๆ ในการประชุมร่วมกัน
ว่าแล้วในการประชุมครั้งหน้าต้องลองงัดกลยุทธ์นี้เอามาใช้เลยนะคะ…
ช้อปกระดานไวท์บอร์ด ปากกาไวท์บอร์ด และ Post-it® Notes เอาไปใช้ในการประชุมได้เลยในเว็บไซต์ OfficeMate ช้อปวันนี้ ครบ 499 บาท ส่งฟรี!
บทความแนะนำ
