3 กลยุทธ์ เปลี่ยนโฉมระบบจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) เพิ่มประสิทธิภาพ และลดต้นทุนให้ธุรกิจ

ความผันผวนทางเศรษฐกิจที่ภาคธุรกิจต้องเผชิญแบบไม่จบไม่สิ้น ทำให้หลายๆ องค์กร หลายๆ ธุรกิจทั้งเล็กและใหญ่ ต้องหามาตรการที่จะช่วยลดต้นทุน เพื่อเซฟเงินสดไว้ในมือให้มากที่สุด ซึ่งส่วนสำคัญที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายให้องค์กรได้ ก็คือการจัดการกับระบบจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม วันนี้ OfficeMate เลยมี 3 วิธี เปลี่ยนโฉมระบบจัดซื้อจัดจ้าง ที่จะช่วยลดต้นทุน แต่ได้สินค้าดีมีคุณภาพเหมือนเดิม ไปดูกันเลย

จัดซื้อจัดจ้างอย่างฉลาด : รวบรวมข้อมูลของ Supplier ค้นหาผู้ขายที่ให้ราคาดีที่สุด

หากคุณยึดติดอยู่กับผู้ขายสินค้าเจ้าเดิมๆ คุณจะไม่มีวันรู้เลยว่า สินค้าแบบเดียวกันนี้ อาจมีผู้ขายรายอื่นที่ให้ราคาถูกกว่า หรือมีโปรโมชั่นลดแลกแจกแถมอะไรบ้าง? ดังนั้น ขั้นแรกของการเปลี่ยนระบบจัดซื้อจัดจ้าง คือ รวบรวมข้อมูล และเปรียบเทียบราคาสินค้าที่ต้องการ จากหลายๆ แหล่ง เพื่อหาผู้ขายที่ให้ราคาดี มีโปรโมชั่น หรือสามารถซื้อแบบติดเครดิตเทอม*ได้ อาจจะเสียเวลาซักหน่อย แต่รับรองว่าคุณจะได้สินค้าเดิมในราคาที่ถูกลง ช่วยประหยัดต้นทุนที่ต้องจ่ายได้แน่นอนค่ะ

เครดิตเทอม คือ การซื้อสินค้าก่อน แล้วจ่ายเงินทีหลัง เป็นอีกหนึ่งทริคที่จะช่วยคงสภาพคล่องให้กับธุรกิจ โดยเฉพาะกับธุรกิจ Start up หรือ SMEs โดยระยะเวลาการให้เครดิต คุณสามารถต่อรองกับผู้ค้าได้โดยตรง แต่ส่วนใหญ่แล้วมักขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของบริษัท ซึ่งจะพิจารณาจากความน่าเชื่อถือของผู้ขอเครดิตเอง

อย่าง บริการเครดิตเทอมของ OfficeMate เรามีกำหนดเวลาการให้เครดิตเทอมสูงสุด 30 วัน  นั่นคือ คุณสามารถสั่งซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบไปใช้ก่อน แต่ต้องนำเงินมาชำระค่าวัตถุดิบภายใน 30 วัน หรือตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ วิธีนี้จะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีกระแสเงินสดหมุนเวียนอยู่ตลอด ไม่ต้องไปกู้หนี้ยืมสินเพื่อหาเงินสดมาหมุนนั่นเองค่ะ

เปลี่ยนโฉมระบบจัดซื้อจัดจ้าง ด้วยเทคโนโลยีการจัดซื้อแบบใหม่ (e-Procurement)

สำหรับฝ่ายจัดซื้อ คงรู้ดีอยู่แล้วว่างานจัดซื้อเป็นงานที่มีหลายขั้นตอน ซึ่งในแต่ละขั้นตอนต่างก็มีค่าใช้จ่ายยิบย่อยแฝงอยู่ (ต้นทุนแฝง) การนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานจัดซื้อจะช่วยลดขั้นตอน ประหยัดเวลาการทำงาน และลดต้นทุนแฝงยิบย่อยต่างๆ ลงได้

ซึ่งเทคโนโลยีที่จะช่วยเปลี่ยนโฉมให้การจัดซื้อจัดจ้างของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นั่นก็คือ e-Procurement ยกตัวอย่างให้เห็นภาพง่ายๆ เช่น หากคุณซื้อสินค้าผ่าน OfficeMate e-Procurement ไม่ว่าคุณจะค้นหาสินค้า เลือกสินค้าลงตะกร้า อนุมัติคำสั่งซื้อ หรือเก็บข้อมูลการจัดซื้อ ทั้งหมดนี้สามารถทำได้บนเว็บไซต์อย่างเป็นระบบ และมีรายงานการจัดซื้อ (Smart report) เก็บไว้ให้คุณในทุกขั้นตอน ซึ่งสามารถเรียกดูได้ตลอดเวลา ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนการทำงาน ประหยัดค่าใช้จ่าย ทั้งยังเพิ่มความโปร่งใสให้งานจัดซื้อจัดจ้างได้เป็นอย่างดี

เก็บข้อมูลการใช้จ่ายในอดีต เพื่อเปลี่ยนแปลงการจัดซื้อจัดจ้างในอนาคต

การจัดซื้อจัดจ้างทุกครั้ง ควรมีข้อมูลรีพอร์ตเก็บเอาไว้เสมอ ซึ่งข้อมูลการจัดซื้อในอดีต นอกจากมีไว้สำหรับตรวจสอบความโปร่งใสของการจัดซื้อแล้ว ยังสามารถใช้เป็นข้อมูลเพื่อวางแผนการจัดซื้อครั้งต่อไปได้อีกด้วย 

ข้อมูลการจัดซื้อในอดีต จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวม และสามารถตัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้ เช่น ตัดรายการสินค้าที่ไม่จำเป็นออก หรือ ลดปริมาณสินค้าบางชนิดลง เพราะที่ผ่านมาอาจมีการซื้อตุนมากเกินไป หรือเหลือทิ้ง เป็นต้น เพียงเท่านี้ก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กรลงได้แล้วล่ะค่ะ

กลยุทธ์ 3 ข้อที่เรานำมาฝากนี้ จะช่วยคุณลดภาระค่าใช้จ่ายได้ในระยะยาว และไม่ต้องกังวลกับการผันผวนทางเศรษฐกิจที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต หากคุณคือคนหนึ่งที่ต้องการเปลี่ยนแปลงและยกระดับการจัดซื้อจัดจ้างของธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เราขอแนะนำให้รู้จักกับบริการ OfficeMate e-Procurement ว่าด้วย เหตุผล 6 ข้อ ที่ระบบจัดซื้อของเราจะช่วยให้การทำธุรกิจของคุณง่ายขึ้นได้ ไปดูพร้อมๆ กันเลยค่ะ ‘6 เหตุผล ที่ OfficeMate e-Procurement จะช่วยให้การทำธุรกิจของคุณง่ายขึ้น’

สมัครใช้งาน OfficeMate e-Procurement หรือทดลองใช้หน้าเว็บก่อนตัดสินใจ ได้ที่ OfficeMate e-Procurement

ขอบคุณข้อมูลจาก : business.amazon.com