เทคนิค ‘เจรจาต่อรอง’ ให้ประสบความสำเร็จ
การเจรจาต่อรอง ในภาษาอังกฤษ คือ Negotiation แต่ในภาษาละติน คำๆ นี้จะแปลว่า การดำเนินธุรกิจ และตามรากศัพท์ของภาษาสเปน Negocios ก็แปลว่า ธุรกิจ เช่นกัน ซึ่งเวลาเราได้ยินคำว่า เจรจา หรือ ต่อรอง เราก็มักนึกไปถึงการเจรจาทางธุรกิจ การต่อรองราคา หรืออะไรต่อมิอะไรที่มีเรื่องของธุรกิจเข้ามาเกี่ยวข้อง
แต่อันที่จริง การเจรจาต่อรอง ไม่ใช่เพียงการเจรจาทางธุรกิจ แต่สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการเจรจาระหว่าง ลูก กับ แม่, ลูกน้อง กับ หัวหน้า, ลูกหนี้ กับ ธนาคาร หรือ ลูกค้า กับ แม่ค้า เป็นต้น
การเจรจาต่อรอง หมายถึงอะไร?
อย่างที่เกริ่นไปแล้วว่า การเจรจาต่อรอง เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ไม่ใช่เพียงในแวดวงธุรกิจ ดังนั้น หากต้องนิยามคำว่าเจรจาต่อรอง ก็สามารถให้ความหมายแบบกว้างๆ คือ กระบวนการสื่อสารสองทาง (Two-way Communication) มีบุคคลร่วมเจรจา 2 ฝ่ายขึ้นไป ถือเป็นกิจกรรมที่มีความทางการ มีการกำหนดจุดยืน มีผลประโยชน์ที่ต้องการแลกเปลี่ยนกัน และมุ่งหวังให้ผลประโยชน์หรือข้อกำหนดนั้นบรรลุความต้องการของทุกฝ่าย (Win – Win)
แต่การเจรจาต่อรอง แม้จะมีการกำหนดผลประโยชน์ร่วมกัน หรือมีการเสนอข้อตกลง (Deal) แบบ Win – Win แล้ว ก็ไม่ได้แปลว่าจะเจรจาต่อรองได้สำเร็จเสมอไป
ทำไมบางครั้งถึงเจรจาต่อรองไม่สำเร็จ?
อย่างแรกที่ทำให้การเจรจาต่อรองล้มเหลว คือ การไม่ศึกษาข้อมูลคู่เจรจา หรือศึกษาหาข้อมูลมาไม่มากพอ จึงทำให้การเจรจาเกิดช่องโหว่ ข้อมูลผิดพลาด และเกิดข้อขัดแย้งระหว่างกันได้ง่าย อย่างที่สอง คือ ข้อตกลงที่เสนอไปนั้นไม่เป็นที่น่าพอใจ หากเราเสนอข้อตกลงที่อีกฝ่ายรู้สึกว่าตัวเองเสียเปรียบมากกว่า หรืออีกฝ่ายรู้สึกว่าผลประโยชน์ที่จะได้รับหลัง Deal นี้ไม่คุ้มค่าเท่าที่ควร ก็มีแนวโน้มว่าการเจรจาต่อรองนั้นอาจจะไม่สำเร็จ
สุดท้าย แต่สำคัญที่สุด คือ Mindset ที่มองว่าการเจรจาต่อรอง คือ การแข่งขัน และคู่เจรจา คือ ศัตรู ที่เราต้องเอาชนะ หากคิดเช่นนี้ มีโอกาสสูงมากที่การเจรจาต่อรองจะล้มเหลว เสียบรรยากาศ และอาจทำลายความสัมพันธ์ในระยะยาวได้อีกด้วย
ดังนั้น ไปดูกันดีกว่าค่ะว่า ถ้าอยากเจรจาต่อรองให้สำเร็จลุล่วง ได้ข้อตกลงแบบ Win – Win ต้องใช้ ‘เทคนิค’ อะไรบ้าง?
เทคนิคการเจรจาต่อรองให้ประสบความสำเร็จ
ปรับ Mindset เพื่อสร้างบรรยากาศการเจรจาที่ดี
ก่อนต้องเจรจาต่อรอง ให้พึงระลึกไว้เสมอว่า คู่เจรจาไม่ใช่ศัตรู และการเจรจาต่อรองไม่ใช่การแข่งขัน ไม่มีผู้แพ้ผู้ชนะ แต่คือการหาทางออกร่วมกัน เพื่อให้ win – win กันทั้งคู่ เพราะหากคุณมองคู่เจรจาเป็นศัตรูและต้องการเอาชนะ จะสามารถทำให้บรรยากาศการพูดคุยตึงเครียดขึ้นได้ และคู่เจรจาอาจรู้สึกกดดัน พาลให้การเจรจาไม่ประสบความสำเร็จ
วางแผนและเตรียมตัวล่วงหน้าก่อนไปเจรจาต่อรอง
การวางแผนและเตรียมตัวล่วงหน้า จะช่วยให้เราสามารถรับมือกับสิ่งต่างๆ ได้ ทั้งยังช่วยเพิ่มความมั่นใจก่อนลงสนามจริงอีกด้วย การเตรียมพร้อมก่อนเจรจาต่อรอง ควรเตรียมศึกษาหาข้อมูลในเรื่องที่ต้องการเจรจา ศึกษาลักษณะนิสัย รวมถึงข้อมูล และความต้องการของคู่เจรจา เพื่อให้เราสามารถร่างข้อเสนอที่น่าสนใจให้อีกฝ่ายได้อย่างเหมาะสม ฝึกฝนทักษะการพูดให้คล่องแคล่วฉะฉาน เตรียมเอกสารให้พร้อม เตรียมหาคำตอบสำหรับคำถามที่คาดว่าจะถูกถาม การเตรียมตัวเองให้พร้อมก่อนจะช่วยลดความประหม่าลง และเพิ่มน่าเชื่อถือขึ้นได้อีกด้วย
นำเสนอผลประโยชน์ที่อีกฝ่ายจะได้รับ
การเจรจาจะสำเร็จก็ต่อเมื่อทั้งสองฝ่ายได้รับผลประโยชน์แบบ win – win ในการเจรจา คุณจึงควรนำเสนอผลประโยชน์ที่คู่เจรจาจะได้รับ หากตกลงรับข้อเสนอของคุณ แต่ต้องระวังอย่าให้กลายเป็นการอวดอ้าง ขายฝัน และต้องไม่โกหกหลอกลวง ไม่เช่นนั้น นอกจากจะเจรจาไม่สำเร็จแล้ว อาจทำลายความสัมพันธ์ระหว่างกันได้อีกด้วย
ตั้งใจฟังมุมมอง ความต้องการ และปัญหาของคู่เจรจา
ฟังให้เยอะและพูดให้น้อย เป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้การเจรจาประสบความสำเร็จ การฟังจะช่วยให้เราเข้าใจความต้องการ และเข้าใจความต้องการของคู่เจรจา หากเราไม่ตั้งใจฟัง ไม่เข้าใจข้อเสนอ ไม่เข้าใจถึงปัญหาของอีกฝ่าย ก็ไม่มีทางที่จะปิด Deal ได้สำเร็จ หรือแม้แต่การตอบคำถาม การถามคำถาม ก็อาจจะไม่ตรงประเด็น ทำให้เสียเปรียบได้ง่าย และดูไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย
มีจุดยืนเป็นของตัวเอง แต่ก็ต้องสามารถยืดหยุ่นได้
การมีจุดยืนเป็นสิ่งสำคัญในการเจรจาต่อรอง จุดยืนจะช่วยรักษาผลประโยชน์ และไม่ทำให้เราเสียเปรียบ แต่การมีจุดยืน ไม่ได้หมายความว่าเราจะไม่รับฟังความเห็นของคู่เจรจา และยึดมั่นเพียงจุดยืนของตัวเองอย่างเดียว ไม่เช่นนั้น การเจรจาก็สามารถล้มเหลวได้ง่ายๆ
นอกจากนั้น ก็ต้องยอมรับว่าการเจรจาอาจไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ ถึงแม้จะมีจุดยืน แต่เราก็ต้องสามารถยืดหยุ่นได้เช่นกัน ยืดหยุ่นในที่นี้ คือ การถอยคนละก้าว แต่เป็นการถอยที่ยังมีขีดจำกัด ถอยแบบที่ยังไม่เสียประโยชน์ ซึ่งทางที่ดีควรมีการวางแผน หรือคิดแผนสำรองในการถอยเอาไว้แต่เนิ่นๆ เพื่อให้เตรียมรับมือได้นั่นเองค่ะ
พยายามใช้เวลาในการเจรจาต่อรองให้น้อยที่สุด
ยิ่งใช้เวลาเจรจาต่อรองมากเท่าไหร่ ยิ่งปิดดีลได้ยากขึ้นเท่านั้น เพราะอาจทำให้คู่เจรจามีข้อเรียกร้องเพิ่มขึ้น หรืออาจมีการพูดคุยแบบออกทะเล ไม่ตรงตามจุดประสงค์ จนไม่สามารถหาข้อยุติร่วมกันได้ ดังนั้น การเจรจาต่อรองที่ดีที่สุด ควรอยู่ในกรอบเวลาที่เหมาะสม ไม่น้อยจนรวบรัด และต้องไม่มากเกินจนยืดเยื้อ แต่ถ้าไม่สามารถหาข้อยุติ หรือปิดดีลได้ ก็แนะนำว่าให้หยุดการเจรจานี้ลงก่อน แล้วค่อยหาเวลามาเจรจากันใหม่ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายได้กลับไปทบทวนจุดประสงค์ของตัวเองนั่นเองค่ะ
อย่าปักใจอยู่กับข้อเสนอใดมากเกินไป และต้องกล้าปฏิเสธ
การเจรจาต่อรอง เป็นการพูดคุยของคนตั้งแต่สองฝ่ายขึ้นไป นั่นหมายความว่า เราไม่ได้อยู่ในสถานะของผู้เสนอเพียงฝ่ายเดียว หากเราต้องรับบทเป็นฝ่ายตั้งรับ ให้พึ่งคิดอยู่เสมอว่า เรายังสามารถตามหาคู่เจรจาใหม่ที่มีข้อเสนอที่น่าสนใจกว่าได้ อย่าปักใจอยู่กับข้อเสนอใดข้อเสนอหนึ่งมากเกินไป พิจารณาให้รอบคอบก่อนตอบรับ และต้องกล้าที่จะต่อรอง หรือปฏิเสธ เมื่อข้อเสนอของคู่เจรจายังไม่น่าพึงพอใจ ไม่เช่นนั้น แม้จะปิดดีลและเจรจาสำเร็จ แต่ผลลัพธ์อาจกลายเป็นเราที่เสียเปรียบมากกว่านั่นเอง
กำหนดตัวแทนผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจให้ชัดเจน
หลายครั้งที่การเจรจาต่อรองล้มเหลว หรือต้องยืดเยื้อออกไป เพราะคู่เจรจาไม่สามารถตัดสินใจได้ หรือไม่มีอำนาจการตัดสินใจที่เด็ดขาด เพราะฉะนั้นก่อนการเจรจาทุกครั้ง คุณควรถามหาผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจของอีกฝ่าย เพื่อป้องกันการยืดเยื้อ และคุณเองก็ควรมีคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจได้แบบ 100% เข้าร่วมการเจรจาด้วยเช่นกัน
หากการเจรจาต่อรองส่อแววล้มเหลว ต้องกล้าที่จะถอย
ถ้าการเจรจาเริ่มมาถึงทางตัน การพูดคุยเริ่มเหมือนพายเรือในอ่าง หรือคู่เจรจาส่อแววว่าจะไม่ตกลงรับข้อเสนอ คุณต้องกล้าที่จะยุติการเจรจานั้น เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายได้พักหายใจ และกลับไปทบทวนถึงจุดประสงค์ตั้งต้นอีกครั้ง แล้วค่อยนัดวันเวลาในการเจรจากันใหม่จะดีกว่าปล่อยให้การเจรจายืดเยื้อ แล้วสุดท้ายก็ไม่สามารถหาข้อสรุปร่วมกันได้ จะทำให้เสียเวลาทั้งสองฝ่ายนั่นเองค่ะ
ได้เทคนิคดีๆ กันไปแล้ว ออฟฟิศเมทหวังว่าจะเป็นประโยชน์ และหวังว่าจะช่วยให้การเจรจาต่อรองของคุณง่ายขึ้น และประสบความสำเร็จได้นะคะ ท้ายที่สุด หากการเจรจาต่อรองไม่เป็นไปดั่งที่หวัง ก็ควรจบและจากกันด้วยดี เพราะในอนาคตอาจต้องวนกลับมาเจอกันอีก เพราะฉะนั้นรักษาความสัมพันธ์ระหว่างกันไว้จะดีที่สุดนะคะ
ขอบคุณข้อมูลจาก
The Standard podcast : ชนะไปด้วยกัน ทักษะเจรจาต่อรองให้ไม่มีใครแพ้ในช่วงเวลาวิกฤต
14 กลยุทธ์สำหรับการเจรจาต่อรองทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
