5 เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของชาวออฟฟิศ

ที่ทำงานก็เปรียบเสมือนบ้านหลังที่สองที่เราจะต้องมาคลุกคลีใช้ชีวิตอยู่นานพอๆ กับใช้ชีวิตที่บ้าน เพราะหลายๆ คนทำงานหนักต้องทำงานแต่เช้า กลับออกจากออฟฟิศอีกทีก็ไม่เห็นแสงตะวันแล้ว เรียกได้ว่าบางคนแทบจะใช้ชีวิตกินนอนอยู่ที่ทำงานเลยก็มี ซึ่งการสร้างบรรยากาศในการทำงานให้กลายเป็นสถานที่ที่อบอุ่นและน่าอยู่นั้น ไม่สามารถทำได้คนเดียว จึงต้องอาศัยหัวหน้างานหรือฝ่าย HR ผู้ซึ่งเป็นเหมือนตัวแทนทั้งฝ่ายบริษัทกับพนักงานให้เชื่อมโยงเข้าหากันได้ง่ายขึ้น สร้างบรรยากาศและสภาพแวดล้อมที่ดี เพื่อดึงดูดให้พนักงานรู้สึกกระตือรือร้นอยากที่จะมาทำงานในทุกๆ วัน

เมื่อพนักงานรู้สึกเกิดแรงจูงใจที่จะทำงานในที่แห่งนี้ ก็จะเป็นบ่อเกิดของไอเดียดีๆ ในการทำงาน พนักงานได้ทำงานด้วยความสุขใจ ใส่ใจลงไปในการทำงานของตนเอง ส่งผลให้งานออกมาอย่างมีประสิทธิภาพนั่นเองค่ะ เรามาดูกันดีกว่าว่าจะมีวิธีอะไรที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานในองค์กรบ้าง

ประสิทธิภาพการทำงานสร้างได้ไม่ยาก

1.ประสิทธิภาพในการทำงานสร้างได้ด้วยบรรยากาศดีๆ

เมื่อก่อนเราคงนึกถึงออฟฟิศเพดานต่ำ แบ่งที่นั่งด้วย Partition โต๊ะใครโต๊ะมัน มองไปก็ดูอึดอัดไม่น้อย แต่ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนไป ภาพลักษณ์ของออฟฟิศในด้านของบรรยากาศ และการออกแบบดีไซน์สมัยนี้ จึงเน้นทำความเข้าใจผู้ใช้งานมากขึ้น นั่นก็คือเหล่าพนักงานนั่นเอง หลายๆองค์กรเริ่มมีการจัดให้สถานที่ทำงานดูผ่อนคลายมากขึ้น มีการจัดมุมพักผ่อน การจัดรูปแบบโต๊ะที่นั่งก็เปิดโล่ง หรือจัดเป็นโซน Co-Working Space มีการจำลองบรรยากาศที่ทำงานให้เป็นเหมือนร้านกาแฟ มีร้านกาแฟรองรับบริการในออฟฟิศ หรือแม้แต่เปิดเพลงคลอเบาๆ เมื่อพนักงานถูกโอบล้อมด้วยสภาพบรรยากาศในการทำงานที่ดี ไม่ตึงเครียดจนเกินไปก็จะเกิดความผ่อนคลายทั้งร่างกายและจิตใจ คิดงานได้ลื่นไหลมากยิ่งขึ้น ประสิทธิภาพในการทำงานจึงเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย

2.สัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน หรือ หัวหน้างาน มีผลกับประสิทธิภาพในการทำงาน

ในการเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน หรือเชื่อมสัมพันธ์กับหัวหน้างานเข้าด้วยกันนั้นนับเป็นเรื่องที่ไม่ยาก หากเราพร้อมที่จะเปิดใจเข้าหากัน ซึ่งฝ่าย HR นับเป็นอีกฝ่ายที่สำคัญในการช่วยสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลให้สามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี

– ผ่านการเสริมสร้างความสัมพันธ์ด้วยการจัดกิจกรรมกีฬาสี
โดยการจัดกิจกรรมกีฬาสีภายในองค์กร นอกจากจะเป็นการฝึกให้พนักงานทำงานเป็นทีมแล้ว ยังส่งเสริมให้พนักงานได้เห็นถึงคุณค่าของการเสียสละเพื่อส่วนรวมเพื่อไปสู่จุดหมายเดียวกัน อาจจะแบ่งสีไปตามแผนกเพื่อให้แต่ละแผนกได้เกิดกระบวนการวางแผนการทำงานร่วมกัน และรู้สึกสนิทสนมกันยิ่งขึ้นไปอีก โดยรายการกีฬาที่จะสามารถดึงความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นมากขึ้น ควรเป็นกีฬาที่เล่นเป็นคู่ หรือ เป็นทีม เช่น ปิงปอง แชร์บอล ฟุตซอล แบดมินตัน หมากล้อม หมากรุก และหมากฮอส ซึ่งเป็นกีฬาที่ต้องรวมกลุ่มกันเป็นทีมเพื่อช่วยกันระดมความคิด การวางแผน และสร้างความเป็นปึกแผ่นเดียวกัน

– ทลายกำแพงด้วยกิจกรรม Ice Breaking
อีกหนึ่งกิจกรรมที่จะช่วยละลายพฤติกรรมของพนักงานในทีมได้ก็คือ กิจกรรม Ice Breaking ซึ่งกิจกรรมที่นำมาเล่นกันก็จะมีรูปแบบแตกต่างกันออกไปโดยทำร่วมกันเป็นทีม จนค่อยๆ สามารถพังกำแพงในใจที่แต่ละคนต่างปิดกั้นไว้ออกไปได้ ช่วยให้หลายๆคนออกมาจาก Comfort Zone ของตัวเอง จนรู้สึกปลอดภัย และอบอุ่นกับคนในทีมมากยิ่งขึ้น  ซึ่ง HR อาจจะทำได้โดยการจัดให้มีชั่วโมงกิจกรรม Ice Breaking ในทุกวันศุกร์สัก 1 ชั่วโมงก่อนเลิกงานเพื่อเป็นการสร้างความสัมพันธ์ให้พนักงานแต่ละคนในทีมได้มีความสัมพันธ์ที่สนิทใจกันมากขึ้น ทั้งกิจกรรมกีฬาสีและกิจกรรม Ice Breaking เป็นวิธีการที่เปิดโอกาสให้พนักงานได้ทำกิจกรรมร่วมกันเป็นทีม และเป็นกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน ทำให้แต่ละคนเข้าใจเพื่อนร่วมงานมากขึ้น สนิทใจกันมากขึ้น ผลจากกิจกรรมเหล่านี้จะยิ่งช่วยให้พนักงานนำความรู้สึกดีๆ ระหว่างกิจกรรมไปใช้ในการทำรวมกันเป็นทีมได้ดีขึ้น ส่งเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั่นเอง

3.กระตุ้นและส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

อีกหนึ่งวิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้พนักงาน คือ การเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการเสนอไอเดีย หรือช่วยกันแก้ไขปัญหาเมื่อทีมเกิดปัญหา ซึ่งเป็นผลดีกับทั้งพนักงานเองและองค์กร หลายคนหลากความคิด ก็เกิดเป็นไอเดียใหม่ๆ ที่น่าสนใจได้ และที่สำคัญ วิธีการนี้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีความสำคัญต่อทีม เป็นอันหนึ่งอันเดียวกันกับทีม และเสียงของพวกเค้าทุกคนมีค่าในการนำมาพัฒนาองค์กร นอกจากนี้ยังทำให้พนักงานรู้สึกเข้าใจในงานของตนเองมากขึ้น ได้รู้ว่าตัวเองกำลังทำงานอะไรอยู่ จากพนักงานธรรมดาคนนึง ก็จะเป็นพนักงานที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง

4.กำหนดเป้าหมายในการทำงานอย่างชัดเจน

พนักงานแต่ละคนต่างรู้ดีว่าหน้าที่ของตัวเองในแต่ละวันควรจะต้องทำงานสิ่งใดบ้าง แต่หากหัวหน้ากำหนดชี้ชัดถึงเป้าหมายในการทำงานให้กับพนักงานแต่ละคน จะทำให้เกิดการบรรลุเป้าหมายใหญ่ของทีมได้ง่ายขึ้น หากพนักงานในทีมแต่ละคนมีคนละ 1 เป้าหมายเล็กๆ เมื่อทุกคนสามารถบรรลุเป้าหมายของตน รวมกันจะกลายเป็นการช่วยนำทีมบรรลุเป้าหมายใหญ่ได้ และหากเป้าหมายชัดเจนเท่าไหร่ การหาทางทำงานให้บรรลุก็ย่อมง่ายและแน่วแน่มากขึ้น ดังนั้นหัวหน้างานควรหาเป้าหมายให้คนในทีม ส่งเสริมในด้านที่แต่ละคนถนัด และกำหนดเวลาให้ชัดเจน เท่านี้งานที่ออกมาก็จะเป็นงานที่มีประสิทธิภาพมากตามไปด้วยค่ะ

5.พนักงานในทีมสามารถทำงานแทนกันได้ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีม

ความแน่นอนคือ ความไม่แน่นอน ดังนั้น ไม่มีใครรู้ว่าอยู่ดีๆ ใครจะล้มป่วยหรือลาออกกะทันหัน หัวหน้าจึงต้องพยามให้พนักงานในทีมมีความรู้ในงานของแต่ละคนอย่างทั่วถึง ด้วยการพยายามส่งเสริมให้พนักงานแต่ละคนศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมในเรื่องที่เพื่อนคนอื่นๆทำอยู่ และมีการวัดผลสิ่งที่ศึกษานั้นอย่างถูกต้อง เพื่อที่แต่ละคนในทีมจะสามารถทำงานแทนกันได้แม้ยามฉุกเฉิน เพื่อให้ทีมยังสามารถดำเนินต่อไปได้ และไม่ทำให้รู้สึกอึดอัดมากเกินไปหากต้องทำงานแทนกัน และไม่ลดทอนประสิทธิภาพในการทำงาน

อย่างที่เราได้กล่าวกันไปนะคะว่าบรรยากาศที่ดีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นสิ่งที่สร้างขึ้นมาแต่เพียงผู้เดียวไม่ได้ การที่เรามาอาศัยอยู่ด้วยกันหลายฝ่าย หลายแผนก เป็นร้อยเป็นพันคนด้วยกันแล้วนั้น จึงจำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดรูปแบบในการทำงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน หัวหน้าจึงเปรียบเสมือนหัวใจหลักในการหยิบยื่นสิ่งดีๆ และสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานให้กับลูกน้อง ซึ่งจะช่วยให้บุคลากรกลายเป็นพนักงานที่มีผลงานดี เพื่อนร่วมงานเองก็เป็นส่วนในการบรรยากาศที่ดีได้  โดยการสร้างสัมพันธ์ที่ดีต่อกันกับคนในทีมและในองค์กร ผ่านการจัดกิจกรรมต่างๆ จากฝ่าย HR ทั้งกิจกรรมหมู่และกิจกรรมอื่นๆ ทำให้พนักงานกลายเป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพในการทำงานที่แท้จริง