User FAQ

1. หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้งาน OfficeMate e-Procurement จะติดต่อกับใครได้
หากต้องการสอบถามข้อมูลสินค้า หรือการใช้งานระบบ ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ OfficeMate หรือเจ้าหน้าที่ให้ บริการข้อมูลของ ออฟฟิศเมท ตามรายละเอียดในหน้าจอหลัก ในส่วนของ Contact Information

2. ขั้นตอนการทำใบสั่งซื้อเป็นอย่างไร ?
ผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบ e-Procurement แล้วก็ทำการเลือกสินค้าที่ต้องการโดยเลือกจากหมวดสินค้า ประเภทต่าง ๆ ด้านซ้ายมือ ใส่จำนวนที่ต้องการในช่องจำนวนของสินค้าที่เลือก เมื่อทำการเลือกสินค้าเรียบร้อยแล้วคลิก จัดทำใบสั่งซื้อ ระบบจะถามว่าจะบันทึกข้อมูลการสั่งหรือไม่ หลังจากนั้นระบบจะขึ้นข้อความยืนยันการทำใบสั่งซื้อ แล้วรอผลพิจารณาจากผู้อนุมัติ สามารถศึกษาวิธีการใช้งานเพิ่มเติมได้อย่างละเอียดจากเอกสารประกอบการใช้งานหรือดาวน์โหลดที่ ‘Instruction’

3. ผู้อนุมัติสามารถทำการอนุมัติได้จากช่องทางไหนบ้าง?
3.1 จาก e-Mail แจ้งการขอซื้อที่ระบบจัดส่งให้ โดยคลิ๊ก Link ที่คำว่า "คลิ๊กที่นี่เพื่อพิจารณาใบขอซื้อ" 3.2 ผ่านหน้า web site e-Procurement ของท่าน โดยใช้ User name คือ e-Mail Address ของผู้อนุมัติเอง และใช้ Password เดียวกับที่ใช้อนุมัติผ่าน e-Mail การอนุมัติ จะต้องกรอก Password ก่อนคลิกพิจารณาใบขอซื้อ หลังจากนั้น ระบบจะขึ้นข้อความยืนยันให้ทราบ และจะมี e-Mail แจ้งกลับไปให้ผู้ขอซื้อทราบด้วยว่าได้รับการอนุมัติใบขอซื้อนั้นแล้ว การอนุมัติ จะต้องกรอก Password ก่อนคลิกพิจารณาใบขอซื้อ หลังจากนั้น ระบบจะขึ้นข้อความยืนยันให้ทราบ และจะมี e-Mail แจ้งกลับไปให้ผู้ขอซื้อทราบด้วยว่าได้รับการอนุมัติใบขอซื้อนั้นแล้ว

4. จะทราบได้ยังไงว่าใบขอซื้อมีการอนุมัติแล้ว
หลังจากที่ผู้อนุมัติทำการอนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว ระบบจะส่ง e-Mail แจ้งให้ผู้ที่ทำใบขอซื้อทราบ หรือผู้ขอซื้อ สามารถตรวจสอบได้ โดยเข้าเมนูดูรายงาน แล้วคลิ๊ก Track My Order หากสถานะ ใบสั่งซื้อ เป็น APP (Approved) หมายถึงใบสั่งซื้อนั้น มีการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

5. ต้องการสินค้าที่ไม่มีอยู่ในระบบ e-Procurement จะต้องทำอย่างไง?
เนื่องจากสินค้าที่มีอยู่ใน e-Catalog ของท่านเป็นสินค้าที่ ถูกเลือกสรรโดยฝ่ายจัดซื้อกลางขององค์กรท่าน หากท่านต้องการสั่งซื้อสินค้า ที่ไม่มีอยู่ใน e-Catalog ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่จัดซื้อกลาง โดยทำการ Request ที่เมนู "Special Request" และใส่รหัสสินค้าที่ต้องการ (สามารถดูรหัสและรายละเอียดของสินค้าได้จาก (www.officemate.co.th) หลังจากนั้นคลิก submit request ระบบจะแสดงรายการสินค้าที่ท่าน Request คลิก "confirm" เพื่อส่งให้จัดซื้อกลางทราบ หากจัดซื้อกลางของท่านเห็นชอบให้ใช้ได้ เจ้าหน้าที่จัดซื้อกลางจะเป็นผู้ดำเนินการเพิ่มรหัสสินค้านั้นให้ หมายเหตุ : การใช้เมนู "ต้องการสินค้าพิเศษ" ไม่ใช่การสั่งซื้อสินค้า เป็นเพียงการทำ Request ให้ผู้มีอำนาจทราบว่าต้องการสินค้านอกเหนือจากที่กำหนดไว้ใน e-Catalog เท่านั้น

6. มีการอนุมัติใบสั่งซื้อไปแล้วทำไมยังไม่ได้รับสินค้า
ผู้ขอซื้อ สามารถตรวจสอบได้ว่าใบขอซื้อได้รับการอนุมัติแล้วหรือไม่ โดยเช็คจาก เมนู "Report" คลิก "Pending Order" จะพบเลขที่ใบขอซื้อ ดูในช่องสถานะว่าเป็นสถานะ APP (Approved) แล้วหรือไม่ ถ้าเป็น WFA. (Waiting For Approve ) ผู้ขอซื้อ ต้องแจ้งให้ผู้อนุมัติ ดำเนินการอนุมัติ Order นั้นก่อน หากพบว่าใบขอซื้อ นั้นมีสถานะเป็น APP. และถึงกำหนดส่งสินค้า ที่ได้ทำการตกลงกับออฟฟิศเมท แต่ยังไม่ได้รับสินค้าสามารถติดต่อ OfficeMate Call Center 02-739-5555 เพื่อสอบถามข้อมูลการจัดส่งสินค้า

7. ต้องการดูประวัติการสั่งซื้อย้อนหลังเพื่อวิเคราะห์การสั่งซื้อ ต้องทำอย่างไร
ท่านสามารถดูได้โดยเข้า เมนู “Report” แล้วคลิก “My Historical Order” หน้าจอจะแสดง ใบขอซื้อทั้งหมด พร้อมวันที่ ที่ท่านสร้าง และสถานะใบขอซื้อทั้งหมดว่าอยู่ในขั้นตอนใด รวมถึงยอดรวมการขอซื้อทั้งหมด

8. My Catalog คืออะไร แตกต่างจาก e-Catalog อย่างไร
My Catalog จะเป็นอีก 1 เมนูที่จะช่วยให้ผู้ขอซื้อทำงานได้ง่ายขึ้น ผู้ขอซื้อสามารถเลือกเก็บรายการสินค้าที่ต้องการสั่งซื้ออยู่เป็นประจำได้ โดยไม่จำเป็นต้องไปเลือกใหม่จาก e-Catalog ในทุกๆครั้งที่ต้องการซื้อสินค้านั้น ซึ่งผู้ขอซื้อสามารถสร้างรายการสินค้าที่ต้องการสั่งซื้ออยู่เป็นประจำได้โดยการ คลิกที่ My catalog แล้ว คลิกที่ เพิ่มหรือลดรายการสินค้าที่สั่งซื้อบ่อย เพื่อเลือกสินค้าเข้าไว้ใน My Catalog

9. หากลืม Password ในการ Log in จะต้องทำอย่างไร
หาก User ลืม Password ของตัวเองในการ Log in เข้าสู่ระบบ e-procurement นั้น ให้คลิกที่ Forgot password ซึ่งจะอยู่ที่หน้าแรกของระบบ e-procurement หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างขึ้นมาให้ท่านใส่ e-Mail Address ของท่าน หลังจากนั้นระบบ จะทำการส่ง Password ไปยัง e-Mail ของท่าน