General FAQ

1. หากไม่เคยเป็นลูกค้าของ OfficeMate มาก่อน สามารถใช้ระบบได้หรือไม่ ?
ตอบ : หากคุณจะไม่เคยเป็นลูกค้าของ OfficeMate แต่ต้องการทราบละเอียดและทดลองใช้ระบบ สามารถติดต่อได้ที่ OfficeMate e-Business Consultant: 02-739-5555 ต่อแผนก e-Business หรือ eprocurement@officemate.co.th และแจ้งชื่อ ที่อยู่บริษัท
ชื่อผู้ติดต่อ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อกลับ หรือกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ได้ที่ www.officemate.co.th/eprocurement เพื่อเจ้าหน้าที่ OfficeMate e-Business Consultant จะนัดหมายเวลาติดต่อขอเข้าพบเพื่อชี้แจงถึงรายละเอียดการใช้งานระบบโดยละเอียด และท่านสามารถเข้าชม Demo Online ได้ที่ www.officemate.co.th/eprocurement

2. องค์กรแบบไหนที่เหมาะกับการใช้งานระบบ e-procurement ?
ตอบ : 1. พร้อมที่จะนำเทคโนโลยีใหม่ๆมาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงานขององค์กร
         2. ให้ความสำคัญกับคุณค่าทางด้านบริการ และคุณภาพสินค้าเป็นสำคัญ
         3. กลุ่มผู้ใช้งานระบบ OfficeMate e-Procurement (Requester, Approver and Admin) สามารถใช้ Internet ได้ และมี
             e-Mail address เพื่อการติดต่อ

3. การสั่งซื้อทางเว็บไซต์ปกติ และการสั่งซื้อทางระบบ e-Procurement แตกต่างกันอย่างไรค่ะ ?
ตอบ : การสั่งซื้อทั้ง 2 ช่องทาง เป็นการสั่งซื้อผ่านระบบอินเตอร์เน็ต โดยระบบ OfficeMate e-Procurement จะเป็น ระบบจัดซื้อแบบ paperless ที่ออฟฟิศเมท ออกแบบโปรแกรมให้เหมาะกับรูปแบบการสั่งซื้อในแต่ละองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ มีรายงานในทุกขั้นตอนการทำงาน ง่ายต่อการควบคุมสำหรับท่านค่ะ

4. หากต้องการใช้ระบบ Officemate e-Procurement จะต้องใช้เวลาเท่าไร นับตั้งแต่วันที่แจ้ง ความต้องการ ?
ตอบ : ระยะเวลาในการติดตั้งระบบขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้งาน หากมีผู้ใช้งานระบบประมาณ 1-5 ท่าน จะใช้เวลาในการ Implement ประมาณ 1 ชม. เท่านั้น ก็จะสามารถใช้ระบบได้ทันที

5. ทำไมจึงต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบ OfficeMate e-Procurement ช่วยอธิบายข้อดีของระบบ OfficeMate
e-Procurement ที่ดีกว่าระบบการจัดซื้อแบบปกติ ?
ตอบ :
1. เป็นระบบที่ช่วยลดขั้นตอน เวลาดำเนินการ
2. ลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน
3. ลดงานเอกสารด้านจัดซื้อและเบิกจ่าย
4. ลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำเอกสาร และลดปริมาณการจัดซื้อนอกระบบ ซึ่งทั้งหมดนี้นับเป็นต้นทุนการดำเนินงาน ที่หลายๆ องค์กรมักจะมองข้ามไป
5. สามารถติดตามและตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ตลอดเวลาด้วยระบบออนไลน์ ผ่านเว็บ Browser ที่ออฟฟิศเมทได้จัดเตรียมไว้ให้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบได้ว่าใบขอซื้อ (Purchase Requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase Order) อยู่ในขั้นตอนใด
6. กระบวนการอนุมัติสะดวกรวดเร็วขึ้น โดยผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบและอนุมัติใบขอซื้อแบบออนไลน์ผ่านระบบอินเตอร์เน็ตจากสถานที่ใดก็ได้ เป็นการลดภาระข้อจำกัดเรื่องเวลาและสถานที่
7. ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปในด้านการจัดหา คัดเลือก แทนการจัดการด้านงานเอกสารและการคอยตามแก้ปัญหาเรื่องการสั่งซื้อสินค้า

6. การใช้ระบบของ OfficeMate e-Procurement มีค่าใช้จ่ายอย่างไร ?
ตอบ : OfficeMate e-Procurement ไม่มีค่าบริการแต่อย่างใด เนื่องจากเป็นบริการเสริมที่สร้างขึ้นมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการสั่งซื้อสินค้า และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของออฟฟิศเมทค่ะ

7. ต้องมีการ Install ระบบอะไรบ้างหรือไม่ เพราะอาจมีการรบกวนระบบการทำงานภายในของบริษัท ?
ตอบ : ระบบ OfficeMate e-Procurement ทำงานผ่านระบบ Internet เหมือนการใช้งาน Web site ทั่วไป ดังนั้นจึงไม่มีการลงระบบใดๆ ทั้งสิ้นบนเครื่องของท่านค่ะ

8. ปัจจุบันระบบ OfficeMate e-Procurement มีผู้ใช้งานมากน้อยอย่างไร และผลการใช้งานเป็นอย่างไรบ้าง ?
ตอบ : ปัจจุบัน ระบบ OfficeMate e-Procurement ได้ให้บริการแก่องค์กรกว่า 600 องค์กรกว่า 20,000 ผู้ใช้งาน ซึ่งมีทั้งองค์กรขนาดเล็กและขนาดใหญ่ โดยสามารถรองรับการทำงานของแต่ละองค์กรได้ โดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนขั้นตอนการขององค์กรนั้นๆ และใช้เวลาในการขึ้นระบบที่สั้น เพียง 15 วันทำการ ก็สามารถเริ่มใช้ระบบได้ทันที องค์กรของท่านจึงเสมือนได้รับ ระบบการสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพ และได้รับ Best Practice จากประสบการณ์ที่ OfficeMate ได้สร้างระบบการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานให้กับองค์กรชั้นนำต่างๆ

9. OfficeMate e-Procurement ทำงานยังไง ?
ตอบ :  แบ่งคนใช้งานเป็น 3 กลุ่มคือ
1. ผู้ขอซื้อ (Requester) ทำหน้าที่เสนอขอซื้อสินค้า โดยออกเป็นใบขอซื้อ (Purchase Requisition)
2. ผู้อนุมัติ (Approver) ทำหน้าที่พิจารณาอนุมัติการเสนอขอซื้อสินค้าจากผู้ขอซื้อ
3. เจ้าหน้าที่จัดซื้อกลาง (Admin) ทำหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับแคตตาล็อค, โครงสร้างการจัดซื้อขององค์กรและผู้ใช้ระบบ

ขั้นตอนการทำงานของระบบ e-Procurement
1. Requester เข้าไปเลือกสินค้าที่ต้องการ และสร้างใบขอซื้อ (Purchase Requisition)
2. Approver เข้าระบบ เพื่อทำการอนุมัติใบขอซื้อ (Purchase Order)
3. บริษัท ออฟฟิศเมท จำกัด (มหาชน) ดำเนินการจัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อ
4. ต้องการให้ระบบการจัดซื้ออุปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงานมีความโปร่งใส
5. องค์กรของท่านต้องสามารถใช้งาน Internet ได้ (ie Version 6 ขึ้นไป)

10. ระบบ e-Procurement มี menu การใช้งานเป็นภาษาอังกฤษมั้ยคะ ?
ตอบ : ระบบ e-Procurement มี 2 ภาษาให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้งานได้ตามความสะดวก คือ ภาษาไทย กับ ภาษาอังกฤษ ซึ่งถ้า User เลือกที่จะใช้งานเมนูภาษาอังกฤษ ไม่ว่าจะเป็นเมนู หรือรายละเอียดของสินค้าในระบบ e-Procurement ก็จะแสดงเป็นภาษาอังกฤษทั้งหมด รวมไปถึง e-mail ที่จะส่งไปให้ผู้อนุมัติรับทราบ นั้นก็สามารถกำหนดให้หน้า e-mail เป็น ภาษาอังกฤษได้เช่นเดียวกัน โดยสามารถไปตั้งค่าเลือกภาษาที่จะใช้งานได้ในเมนู Setting

11. ถ้าใช้ระบบ e-Procurement ในการสั่งซื้อสินค้านั้น การบริการจัดส่งสินค้าให้ฟรีนั้น จะต้องมียอดสั่งซื้อขั้นต่ำหรือไม่ค่ะ และถ้าบริษัทอยู่ต่างจังหวัด สามารถจัดส่งสินค้าให้ได้หรือเปล่าค่ะ?
ตอบ : สำหรับในเขตกรุงเทพ และปริมณฑล ( สมุทรปราการ นนทบุรี และบางพื้นที่ของจังหวัดนครปฐม ชลบุรี อยุธยา ระยอง ปทุมธานี ฉะเชิงเทรา สมุทรสาคร ปราจีนบุรี สระบุรี ) หากท่านมียอดการสั่งซื้อสินค้า 499 บาทขึ้นไป บริษัทฯ บริการจัดส่งสินค้าให้ฟรีภายในวันทำการถัดไป แต่หากท่านมียอดสั่งซื้อต่ำกว่า 499 บาท บริษัทฯ จะมีค่าบริการในการจัดส่งเพียง 50 บาท ต่อ 1 บิลการสั่งซื้อค่ะ โดยหากท่านเป็นลูกค้าต่างจังหวัด ท่านจะสามารถได้รับสินค้าภายใน 3 - 7 วันทำการ สำหรับสินค้าบางรายการที่มีขนาดใหญ่หรือน้ำหนักมากอาจมีค่าจัดส่งเพิ่มเป็นพิเศษตามที่ระบุเอาไว้ในรายละเอียดของสินค้านั้นๆค่ะ

12. หากสั่งซื้อผ่านระบบ OfficeMate e-Procurement มีบริการรับเปลี่ยนคืนสินค้าหรือมีบริการหลังการขายให้หรือไม่ค่ะ ?
ตอบ : ออฟฟิศเมทเรายินดีรับเปลี่ยนคืนสินค้าภายใน 7 วัน (ยกเว้นสินค้าสั่งซื้อพิเศษ หรือสั่งผลิต) สามารถแจ้งความประสงค์ที่ต้องการเปลี่ยนสินค้าได้ในเมนู ‘Contact us’ จะมีเจ้าหน้าที่ติดต่อกลับเพื่อรับเรื่องในการดำเนินการเปลี่ยนสินค้า โดยสินค้าที่ส่งคืนจะต้องอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ ภายในหีบห่อบรรจุเดิมพร้อมเอกสารใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ซึ่งออฟฟิศเมทจะรีบดำเนินการรับคืนหรือเปลี่ยนสินค้าให้ท่านภายใน 3 วันทำการค่ะ สำหรับสินค้าประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้า เครื่องใช้สำนักงาน หรือ สินค้า IT โดยทั่วไปรับประกันการใช้งาน 1 ปี หรือระยะเวลาตามผู้ผลิตกำหนดในใบรับประกัน กรณีที่สินค้ามีปัญหาจากการผลิต ออฟฟิศเมท จะดำเนินการเปลี่ยนหรือแก้ไขปัญหาให้ตามนโยบายของผู้ผลิต

13. อยากทราบสิทธิพิเศษที่ดิฉันจะได้รับเมื่อสั่งซื้อผ่านระบบ OfficeMate e-Procurement ?
ตอบ : นอกเหนือจากที่จะทำให้คุณลดต้นทุนในเรื่องการสั่งซื้อ สินค้าที่มีคุณภาพ และบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยมแล้ว คุณยังได้รับสิทธิพิเศษในการเป็นสมาชิกของโครงการ Officemate Member Rewards 2 เท่า โดยสั่งซื้อทุกๆ 100 บาท จะได้รับ 10 คะแนนไว้สะสม เพื่อนำมาแลกของรางวัลที่มีให้เลือกอย่างมากมายใน www.redeemcenter.com/ofm ค่ะ